Die Finanzbehörden stellen umfangreiche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. So sind z.B. Handelsbriefe gemäß § 147 AO aufzubewahren. Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichten können unangenehme Folgen haben.
Sie denken, Sie haben die Buchhaltung gut organisiert? Das ist sicherlich auch so. Den wenigsten Unternehmen ist jedoch bewusst, dass auch E-Mails häufig Handelsbriefe sind. Denn Handelsbriefe sind alle Unterlagen, die zu einem Geschäftsvorfall gehören.
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E-Mails sind meist Handelsbriefe und müssen aufbewahrt werden
Nun wird es spannend: Sobald sich eine E-Mail auf ein Handelsgeschäft bezieht, ist diese E-Mail ein Handelsbrief. Die Folge ist gravierend: diese E-Mail ist nun ebenfalls gemäß § 147 AO aufzubewahren. Überlegen Sie selbst, wieviele E-Mails davon betroffen sind. Von entscheidender Bedeutung ist, dass E-Mails als originär elektronische Unterlagen auch elektronisch aufbewahrt werden müssen! Ein Ausdruck reicht ebensowenig wie die Speicherung im PDF-Format. Sie als Steuerpflichtiger müssen alle relevanten E-Mails elektronisch im Originalformat aufbewahren.
Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
Die Abgabenordung schreibt eine Reihe von Kriterien von, die einzuhalten sind. Vollständigkeit und Unveränderbarkeit sind nur zwei davon, die jedoch durchaus Herausforderungen darstellen. Wie stellen Sie sicher, dass wirklich alle relevanten E-Mails aufbewahrt werden? Sobald die E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters ist, kann niemand mehr dafür garantieren, dass sie nicht gelöscht wird. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist damit u. U. gefährdet. Zu allem Übel ist eine E-Mail, die einfach im Mailserver gespeichert bleibt, nicht unveränderbar. Sie können im Zweifel nicht nachweisen, dass die E-Mail tatsächlich in der gespeicherten Form empfangen oder versandt wurde.
E-Mail-Archivierung ist häufig ein teures Unterfangen
Klassische DMS-Systeme ermöglichen oft eine rechtskonforme Mailarchivierung durch separat zu lizensierende Produktergänzungen. Damit verbunden sind Lizenz- und Wartungskosten, Projektaufwand für die Einführung sowie Investitionen in Hardware. Nicht unerheblich sind auch die laufenden Betriebskosten. Haben Sie noch kein DMS-System, steigen die Kosten vermutlich weiter, da Sie das Basissystem zusätzlich benötigen.
E-Mail-Archivierung einfach, schnell und sicher mit humbee
Kunden, die bereits humbee im Einsatz haben, wissen, wie schnell und einfach humbee Ihre Probleme löst. So auch im Fall der E-Mail-Archivierung. Mit humbee können Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch archivieren. Die E-Mails werden dabei verschlüsselt in humbee abgelegt und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegen Veränderung und Löschen geschützt. Sie können jederzeit über eine leistungsfähige Suche darauf zugreifen.
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Quellen:
Weitere Details in durchaus lesbarer und verständlicher Form finden Sie im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14. November 2014.
Die gesetzlichen Grundlagen finden sich im HGB §§ 238 ff, in der AO §§ 90, 141 bis 144 und auch in Einzelsteuergesetzen wie z.B. dem UStG. Außerdem finden sich einschlägige Vorschriften in weiteren Gesetzen wie z.B. dem Aktiengesetz, dem GmbH-Gesetz oder auch dem Genossenschaftsgesetz. Darüber hinaus gibt es auch eine Reihe branchenspezifischer Vorschriften.
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