Kanban Board Vorlagen
Im Folgenden sehen Sie konkrete Beispiele für den Aufbau von Kanban Boards für unterschiedliche Aufgabenstellungen aus verschiedenen Bereichen. Sie werden sicher etwas Passendes finden bzw. können die Beispiele für Ihre konkreten Bedürfnisse anpassen. Die hier dargestellten Vorlagen kommen aus unterschiedlichen Bereichen. Sie richten sich an Neulinge im Bereich Kanban oder an Menschen, die bereits erste Erfahrungen mit Kanban gemacht haben.
Sie können die Beispiele ganz einfach in Ihrem Kanban Tool nachbauen, sie auf einem White-Board übernehmen oder direkt in humbee erstellen. Eine Nutzung von Excel oder OneNote ist allerdings nicht möglich.
Danach können Sie direkt die ersten Karten platzieren. Dem Workflow folgend wandern die Karten dann von links nach rechts. Beachten Sie, dass eine Karte erst in die nächste Spalte geschoben werden darf, wenn dort ein Vorgang erledigt wurde. Die jeweils rechte Spalte zieht also eine Karte. Dieses sogenannte Pull-Prinzip sorgt für einen gleichmäßigen Arbeitsfluss.
Sollten Sie mit der Kanban Methode noch nicht vertraut sein oder nicht wissen, wie ein Kanban Board funktioniert, können Sie sich unter den weiterführenden Links informieren.
Natürlich können Sie auch ganz einfach Klebezettel auf einem White-Board nutzen. Mit humbee steht Ihnen jedoch eine leistungsfähige elektronische Plattform zur Verfügung. Innerhalb weniger Minuten können Sie mit der Arbeit starten. Der Vorteil ist, dass Sie die Arbeit in humbee in Vorgängen organisieren und auch darin arbeiten. Humbee erspart Ihnen damit lästiges Suchen, vermindert die Anzahl der Störungen und Sie reduzieren ganz nebenbei die interne E-Mail-Flut um 90 %.
Das geniale an humbee ist, dass Sie nun die Vorgänge nur noch visualisieren und somit integriert arbeiten. In anderen Systemen müssen Sie die Daten erst wieder mühsam übertragen, dies entfällt in humbee vollständig.
Hier folgen die Beispiele für unterschiedliche Aufgabenstellungen.
Einfache Kanban Board Vorlage
Für den Start sollten Sie möglichst einfach beginnen. Es reicht, zunächst drei Spalten zu definieren: to do - doing – done, bzw. auf Deutsch Arbeitsvorrat - in Arbeit - erledigt. Diese einfache Struktur eignet sich für viele Aufgabenstellungen.
Durch das Hinzufügen einer weiteren Spalte erweitern Sie die Transparenz und Leistungsfähigkeit eines solchen Boards erheblich.
In diesem Beispiel haben wir die Spalte „Wartend“ zwischen die Spalten „in Arbeit“ und „erledigt“ eingefügt. So werden Störungen und Engpässe unmittelbar erkennbar und Gegenmaßnahmen können zeitnah ergriffen werden.
Fügen Sie z.B. die Spalte „Vorbereitung erledigt “ zwischen die Spalten „Arbeitsvorrat“ und „in Arbeit“ eingefügt. So können Sie den Themenspeicher beliebig groß gestalten und mit einem Zwischenschritt visualisieren, welche Themen tatsächlich in einem Zustand sind, dass mit der Arbeit begonnen werden kann. Sie erhalten also mehr Struktur und somit mehr Transparenz. So verhindern Sie, dass mit Dingen begonnen wird, bei denen die Voraussetzungen für einen Start noch gar nicht gegeben sind. Dabei kann es sich z.B. um fehlende Freigaben durch den Kunden oder fehlende Budgets handeln.
Kanban Board Vorlage für Teams
Die oben dargestellten Beispiele eignen sich ganz hervorragend für die persönliche Verwendung, um mit ihnen die eigene Arbeit zu organisieren.
Der eigentliche Ansatz von Kanban ist die Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams. Hier kommen also einige Hinweise zum Aufbau von Boards für Teams. Anschließend zeigen wir Ihnen Beispiele aus der Praxis mit denen Teams ihre Workflows verbessern.
Spalten für Teams oder einzelne Mitarbeiter
Die Spalten eines Kanban Boards nehmen die Prozessschritte auf. Sie können dies jedoch auch abwandeln und stattdessen Spalten für Teams oder einzelne Teammitglieder nutzen. Benennen Sie eine Spalte z.B. mit dem Namen eines Teammitglieds. Alle Aufgaben, die von diesem Mitarbeiter bearbeitet werden sollen, zieht dieser dann in „seine“ Spalte.
Farben
Um die Übersichtlichkeit eines Kanban Boards zu verbessern, können Sie zum Beispiel sowohl die Spalten als auch die Karten einfärben. Die Farben unterstützen die Anwender bei der Steuerung ihrer Aufmerksamkeit.
Swimlanes
Als Swimlanes bezeichnet man eine zusätzliche horizontale Unterteilung des Kanban Boards. Auf diese Weise können zum Beispiel unterschiedliche Kategorien von Aufgaben berücksichtigt werden. Durch Swimlanes wird die Transparenz erhöht und das Team kann ein besseres Verständnis z.B. von der Wichtigkeit oder von Prioritäten erhalten.
Beachten Sie, dass Swimlanes die Komplexität erhöhen. Sie können sie ggf. auch durch farbige Karten ersetzen oder ganz einfach mehrere Boards für unterschiedliche Themen nutzen.
Limits
Ein zentrales Ziel der Kanban Methode ist die Vermeidung parallelen Arbeitens. Hierzu wird je Spalte ein Work in Progress Limit (WIP-Limit) festgelegt. Eine Karte darf erst dann in eine Spalte gezogen werden, wenn das WIP-Limit noch nicht erreicht ist. Praktisch bedeutet dies, dass erst eine Karte aus der Spalte nach rechts gezogen werden muss. Erst dann wird eine neue Karte in die Spalte gezogen.
Die Höhe des WIP-Limits richtet sich zum Beispiel nach Teamgröße, Bearbeitungsdauer einer Karte und weiterer individueller Einflussfaktoren. Experimentieren Sie mit der Höhe des WIP-Limits und finden Sie die für Sie passende Größe.
Vorlagen für die Softwareentwicklung
Die ursprüngliche Idee der Kanban-Methode entstand bei Toyota zur Optimierung der Abläufe in der Fertigung. Die ersten Übertragungen in Büroumgebungen fanden in der Softwareentwicklung statt. Das war naheliegend, da es sich auch hier um einen Produktionsprozess handelt.
Vorlage für ein kleines Unternehmen
Hier ist oft die einfachste Form des Kanban Boards mit drei Spalten bereits hochwirksam. Am besten versehen Sie die Spalte „in Arbeit“ mit einem WIP-Limit. So ist immer klar, woran gerade gearbeitet wird. Neue Themen können erst begonnen werden, wenn ein laufendes Thema abgeschlossen wurde.
Eine Überlastung des Teams wird sicher ausgeschlossen. Neue Themen werden entsprechend ihrer Priorität im Arbeitsvorrat weiter oben oder weiter unten angeordnet.
- Arbeitsvorrat
- in Arbeit
- erledigt
Vorlage für ein größeres Unternehmen mit Qualitätssicherung
Mit weiteren Spalten können Sie den Prozess differenzierter abbilden. So werden die Aufgaben in den Spalten Test bzw. Dokumentation ggf. von eigenen Teams oder Abteilungen bearbeitet. Hier werden Engpässe schnell deutlich und Maßnahmen können durch die Teams selbst ergriffen werden.
- Arbeitsvorrat
- in Arbeit
- Test
- Dokumentation
- erledigt
Kanban Board Vorlagen für Serviceprozesse
Hier finden Sie Beispiele für die verschiedenen Arten von Serviceprozessen.
Diese beginnen regelmäßig mit dem Eingang einer externen Mitteilung. Dies können Kundenanfragen, Reklamationen, Bestellungen oder Anfragen, zum Beispiel von Kunden oder Mitarbeitern bzw. im Support oder in der IT sein. Dabei ist es unerheblich, ob die Anfragen per E-Mail, Telefon oder per Brief eingehen.
Auch hier können die Spalten des Boards entweder die Workflows darstellen oder die Teammitglieder aufnehmen.
Kundenanfragen in einem Team bearbeiten
Bei der Bearbeitung von Kundenanfragen hat sich die Spaltenaufteilung nach Teammitgliedern bewährt. Sobald eine Anfrage erledigt wurde, zieht sich das Teammitglied eine neue Anfrage aus dem Arbeitsvorrat bzw. Themenspeicher.
- Neue Anfragen
- Claudia Müller
- Paul Baumann
- Werner Stein
- Erledigt
Kanban Board Vorlage für Anfragen an eine Personalabteilung
Die Mitarbeiter eines Unternehmens haben regelmäßig Anfragen an die Personalabteilung. Es werden zum Beispiel Zwischenzeugnisse beantragt, Bescheinigungen angefordert oder Änderungen der persönlichen Daten mitgeteilt. Dieser Prozess ähnelt den Abläufen im Support oder der IT.
Mit Hilfe eines Kanban-Boards organisiert sich das Team in der Personalabteilung einfach und effizient. Der jeweils aktuelle Arbeitsanfall ist transparent, die Effizienz und damit der Servicelevel für die Mitarbeiter, die Anfragen stellen, steigt.
- Neue Anfragen
- Lohnbuchhaltung
- Personalsachbearbeitung kaufmännisch
- Personalsachbearbeitung gewerblich
- Erledigt
Kanban Boards in der Produktion
Der Ursprung der Methode liegt im Toyota Production System. Die Kanban Methode wurde hier entwickelt und trug ganz maßgeblich zu Optimierung des Produktionsflusses bei. Möchten Sie mehr über die Hintergründe und die Entstehungsgeschichte erfahren, so lesen Sie bitte hier weiter.
Heute ist die Methode weltweit in der Produktion, sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen, im Einsatz.
Vorlage Produktion
Hier finden Sie ein Anwendungsbeispiel, wie ein Kanban Board in der Fertigung zum Einsatz kommt. Durch Hinzufügen weiterer Spalten, können Sie das Verfahren an Ihre Abläufe anpassen.
- Neue Aufträge
- Frei zur Produktion
- In Produktion
- Abnahme / QS
- Fertig
Vorlage mit Beschaffung
Sie können auch den Beschaffungsprozess in das Kanban Board der Produktion integrieren. Ergänzen Sie dazu einfach die notwendigen Spalten. Die Spalten Eingangskontrolle bzw. „frei zur Produktion“ stellen in diesem Fall den Arbeitsvorrat für die Produktion dar, der vom Beschaffungsprozess gefüttert wird. Der Vorteil eines Boards mit mehr Spalten liegt in der Transparenz des Gesamtprozesses.
- Neue Aufträge
- Materialbestellung
- Materialanlieferung
- Eingangskontrolle
- Frei zur Produktion
- In Produktion
- Abnahme / QS
- Fertig
Vorlage von der Kundenbestellung bis zur Beschaffung
Sie können den Prozess auch ganz vorn bei der Kundenbestellung beginnen. Ein entsprechendes Board sieht dann ggf. so aus:
- Neue Kundenbestellung
- Prüfung und Bestätigung
- Materialeinkauf
- Produktion
- Abnahme / QS
- Fertig
Kanban Boards in der Praxis
Hier wird die Methode sowohl von Einzelpersonen zur Selbstorganisation als auch von Teams zur Optimierung ihrer Abläufe eingesetzt. Dabei sollte das Team die Spaltenstruktur selbst gestalten und an Veränderungen anpassen. Die Teamgröße sollte 9 Personen nicht überschreiten.
Größere Teams werden sich jeweils eigene Strukturen schaffen. Die Skalierung der Methode ist ein eigenes Thema. Versuchen Sie in jedem Fall die Strukturen einfach und pragmatisch zu halten.
Während der Einsatz in der Softwareentwicklung praktisch schon normal ist, kann auch das Projektmanagement profitieren. Durch die leichtgewichtige Systematik ist es schnell eingeführt und eignet sich gut für das Projektmanagement kleinerer Projekte. Benötigen Sie jedoch einen dynamischen Zeitstrahl, Ressourcenplanung und jederzeitige Auskunftsfähigkeit für den Projektstatus, werden Sie mit dieser Methode im Projektmanagement vermutlich nicht glücklich.
Sehr gut eignet sich die Methode für den Support in der IT oder im Kundenservice.
Vorteile, die die Vorlagen bewirken können:
Wir haben darauf verzichtet, die Kanban Board Vorlagen in Excel oder in OneNote bereit zu stellen. Das Problem an Excel ist, dass Sie zwar eine optische Abbildung erhalten, damit jedoch nicht produktiv arbeiten können, da ein Ziehen der Karten von einer Spalte in die Nächste schlicht nicht möglich ist. Dasselbe gilt für OneNote oder PowerPoint. Die abgebildeten Boards haben wir stattdessen in humbee implementiert. Sie können sie also in kürzester Zeit nachbauen oder ganz einfach analog auf einem White Board oder einer Glaswand übernehmen.
Mehr aus Kanban Boards herausholen mit humbee
Sie haben gesehen, wie einfach die Methode für verschiedene Anwendungsfälle genutzt werden kann.
Beginnen Sie möglichst einfach, um sich dem Thema in der Praxis zu nähern. Mit zunehmender Erfahrung werden Sie Ihre Boards komplexer gestalten und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Mit humbee fällt Ihnen die Nutzung von Kanban Boards noch leichter. Sie visualisieren nicht nur Ihren Workflow, Sie können direkt in den Vorgängen arbeiten. Profitieren Sie von integriertem Dokumenten- und Aufgabenmanagement und automatisieren Sie Ihre Prozesse mit den integrierten humbee Workflows. Ganz nebenbei reduzieren Sie die Anzahl Ihrer im Einsatz befindlichen IT-Systeme.