Kann ich die eigene Produktivität erhöhen?

Wir sind den ganzen Tag im Stress: E-Mails beantworten, Anrufe entgegennehmen und Aufgaben abarbeiten, dazwischen noch schnell eine Frage des Kollegen / der Kollegin beantworten. Unsere Produktivität ist hoch. Abends sind wir geschafft. Aber haben wir auch genug geschafft? Waren wir beschäftigt oder auch produktiv? Nach Analysen des Fraunhofer Instituts verschwenden wir fast 30 % unserer Arbeitszeit. Es ist also noch Luft nach oben. Bei uns natürlich nicht, es sind bestimmt nur die anderen, die schlecht organisiert sind, oder?

Die 4 wichtigsten Ursachen für geringe Produktivität

In Wirklichkeit liegt es meist nicht an uns. Wir sind tatsächlich Opfer der Umstände. Es gibt 4 Hauptursachen, die unsere Produktivität zunichte machen. Wir kennen sie alle und können dennoch oft nichts dagegen tun:

  • CC-Mails
  • häufige Störungen
  • die Suche nach Dokumenten
  • Spontanbesprechungen

CC-Mails sind doch harmlos. Sie halten uns auf dem Laufenden, außerdem müssen wir ja nichts tun – ist ja nur cc. In Wirklichkeit sind sie eine wahre Pest. Es sind schlichtweg zuviele. Unser Kollegen handeln nur in guter Absicht: sie wollen uns informieren. Daher sind die Verteiler meist einfach zu groß. Nicht jeder muss immer alles wissen. Allein das Lesen kostet Zeit

Häufige Störungen sind offenbar die Geißel unsere Alltags. Der Kollege benötigt eine Information und fragt uns. Das ist keinesfalls eine harmlose Unterbrechung. Vielmehr ist es ein echter Produktivitätskiller. Denn wir werden aus der Konzentration gerissen und benötigen ca. 10 Minuten, um wieder ins Thema zu kommen.

Die Suche nach Dokumenten ist oft langwierig. Vorbei die Zeit als wir einfach in den passenden Aktenordner gegriffen haben und dort alle wichtigen Informationen fanden. Heute sind die Informationen in einer Flut von E-Mails versteckt. Sie verbergen sich in zentralen File-Systemen, deren Ordnungsprinzip sich selten erschließt. Oftr liegen sie auch im Mail- oder Filesystem des Kollegen. Aber den können wir ja fragen…

Wir schaffen es also kaum, uns einen schnellen Überblick über den Stand eines Themas zu machen. Deshalb sind Spontanbesprechungen nicht nur unvermeidbar sondern sogar nützlich. Allerdings kosten sie Zeit, Zeit in der andere Dinge liegen bleiben.

Konkretes Potenzial für mehr Produktivität ermitteln

Studien und allgemeine Zahlen sind abstrakt. Sie können nicht unsere persönliche Arbeitswirklichkeit abbilden. Es muss also etwas Handfestes her, dem ich vertrauen kann. So etwas gibt es tatsächlich. Mit Hilfe einfacher Schieberegler kann nun jeder von uns sein konkretes Potenzial für mehr Produktivität ermitteln. Es dauert nicht einmal 30 Sekunden: Hier geht es zum Rechner.

Einfach die Mengen mit Hilfe des Schiebereglers einstellen und sofort wird das Einsparpotenzial angezeigt. Erfahrungsgemäß ist eine Reduzierung dieser unproduktiven Zeiten um 50 % gut erreichbar.

Wie kann ich das Potential für mehr Produktivität nutzen?

Grundsätzlich haben wir zwei Möglichkeiten: wir können durch recht einfache organisatorische Mittel Verbesserungen erzielen oder wir nutzen ein modernes Werkzeug, welches produktiveres Arbeiten quasi unausweichlich macht. In der Realität bewährt sich die Kombination beider Ansätze.

CC-Mails lassen sich reduzieren, indem wir Regeln für die Wahl des Verteilers aufstellen. Störungen können wir reduzieren, in dem wir uns störungsfreie Zeiten reservieren. Auch können wir uns angewöhnen, E-Mails nur noch zu festen Zeiten zu lesen. Bei Spontanbesprechungen und der Suche nach Informationen wird es schon schwieriger. Nur ein gutes Werkzeug wird uns hier Fortschritte bringen. Es muss bereits durch seine Architektur gewährleisten, dass alles Informationen zu einem Thema an einem Ort sind.

Insofern empfehle ich natürlich humbee als digitaler Arbeitsplatz. humbee leistet einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Arbeitsproduktivität.

Durch seinen vorgangsbasierten Ansatz erlaubt humbee die Speicherung aller Informationen, Aufgaben, Dokumente und Termine an einem Ort. Sogar die E-Mails werden aus dem Vorgang verschickt und die Antworten automatisch dort abgelegt. Somit findet sich alles auf Knopfdruck – die Sucherei im Mail-Postfach und im Filesystem hört auf.

Gleichzeitig sind alle Teilnehmer des Vorgangs informiert. Lästige Rückfragen und Spontanbesprechungen gehören der Vergangenheit an. Nun stellt sich die Frage, ob der Aufwand für die Einführung eines neuen Werkzeugs nicht den Produktivitätsgewinn wieder auffrisst? Ganz sicher nicht. Unsere Kunden sind nach zwei, meist sogar schon nach einem Tag Schulung bzw. Workshop, in Produktion. Die Höhe der so realisierten Zeitersparnisse zeigt ja der Potenzialrechner.

Fazit

Wir verbringen den größten Teil unseres wachen Lebens mit Arbeit. Warum ertragen wir dann, dass wir aufgrund schlechter Arbeitsorganisation 30 % unserer Zeit und Energie verschwenden? Es ist Zeit, das zu ändern. Wir sollten unsere kostbare Zeit besser nutzen. Für mehr Erfolg, für mehr Begeisterung oder auch für mehr Freizeit.

Ob Sie zunächst mit organisatorischen Verbesserungen anfangen oder gleich einen guten digitalen Arbeitsplatz einführen ist dabei zweitrangig. Ihre Produktivität wird in jedem Fall steigen. Sie werden erfolgreicher sein, weniger gestresst und deutlich zufriedener. Unsere begeisterten Kunden belegen das eindrucksvoll.

Hier geht es es zum Potenzialrechner. Mit ihm können Sie in nur 30 Sekunden Ihr Einsparpotenzial konkret ermitteln und so den ersten Schritt zu mehr Produktivität machen.

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