Schlagwort-Archiv Agilität

VonBurghardt Garske

Highlander: wie Sie durch Priorisierung produktiver und entspannter arbeiten

“Highlander – es kann nur einen geben”. Kennen Sie die Fernsehserie aus den 90er Jahren? Unsterbliche kämpfen solange gegeneinander, bis es nur noch einen gibt. Erfahren Sie hier, was Sie aus dieser Geschichte über Priorisierung und Produktivität lernen können.

Priorisierung ein wertvolles agiles Prinzip

Priorisierung ist ein fester Bestandteil des agilen Mindsets. Scrum-Teams priorisieren regelmäßig das Backlog. Wie in der Highlander-Saga kann es auf der Backlog-Liste nur einen Punkt an erster Stelle geben. Das Team übernimmt nur die obersten Punkte des Backlogs in den Sprint. Wertvolle Kapazitäten werden so auf die wichtigsten Themen konzentriert.

Nach jeden Sprint wird neu priorisiert. Dies macht Sinn, da sich in der Zwischenzeit auch die Welt weitergedreht hat. Die Repriorisierung trägt den veränderten Bedingungen Rechnung.

Wir sind zu sehr auf Effizienz fokussiert

Unternehmen sind meist sehr auf Effizienz fokussiert. Was in der Fertigung unabdingbar ist, ist im Bereich der Büroarbeit oft falsch, so werden mit Begeisterung Hilfsprozesse optimiert. Prominentes Beispiel ist der Rechnungseingang. Natürlich spart ein optimierte Prozess hier durchaus 20 € pro Rechnung. Doch wie hoch ist der Anteil dieses Prozesses an der gesamten Wertschöpfung des Unternehmens?

Weiten wir den Blick auf, die wertschöpfenden Prozesse sind die kundenbezogenen Prozesse. Auch die Strategiefindung oder der Innovationsprozess bestimmen den Erfolg eines Unternehmens.

Es lohnt sich also, innezuhalten und über die richtigen Prioritäten nachzudenken.

Priorisieren heißt, die richtigen Dingen zu tun

Stellen Sie sich folgende Fragen bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Was sind Ihre aktuell wichtigsten Themen? Was ist Ihre aktuell wichtigste Aufgabe? Nehmen Sie sich die Zeit, diese Fragen zu beantworten. Sie werden über das Ergebnis überrascht sein.

Ein Plädoyer für die Faulheit

Sie erledigen nun konsequent die wichtigsten Dinge zuerst. Kommt wieder mal etwas Unvorhergesehenes auf Sie zu, können Sie sich entspannen: das Wichtigste haben Sie ja bereits geschafft. Sie haben einige Aufgaben Ihrer to do-Liste noch nicht abgehakt? Manchmal ist das sogar richtig gut. Am nächsten Tag haben sich die Prioritäten oft so geändert, dass die liegengebliebenen Punkte gar nicht mehr so relevant sind.

Alles Wichtige ist immer zuerst erledigt. Sie sind sicher, nichts Wichtiges vergessen zu haben und gehen abends entspannt nach Hause. Richtig priorisieren heißt also auch, entspannter zu leben. Das sperrige Wort “Priorisierung” beschert Ihnen einfach mehr Lebensqualität. Genießen Sie es!

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VonBurghardt Garske

Geliebter Feind – wie Sie Besprechungen effektiv gestalten

Sie empfinden Besprechungen häufig als zu lang und uneffektiv? Es wird viel geredet und wenig bewegt? Erfahren Sie hier, wie Sie Besprechungen zu einem agilen und mächtigen Führungsinstrument machen.

Besprechungen – der geliebte Feind

Keine Frage: Besprechungen sind notwendig, um ein Team zu synchronisieren. Sie behandeln Themen, die für alle von Bedeutung sind. Selbstverständlich protokollieren Sie die Ergebnisse und verteilen Aufgaben. Dennoch erleben sie alle fast täglich, die langweiligen, langwierigen und uneffektiven Besprechungen. Wir wühlen uns durch lange Protokolle. Wir kommen bei bestimmten Themen nicht vorwärts, weil der Verantwortliche gerade einen wichtigen Kundentermin hat. Aufgaben sind nicht erledigt worden. Kurzum: die Besprechung ist wieder mal Zeitverschwendung für das ganze Team. Offenbar erfüllen die aufwändig geführten Protokolle nicht die Erwartungen.

Die Lösung: Vorgänge in agilen Listen

Die Lösung ist ganz einfach: in der Welt von humbee wird jeder Tagesordnungspunkt zu einem Vorgang. Dieser enthält alle Informationen, E-Mails, Dokumente und Aufgaben. Sie halten die Ergebnisse und Aufgaben direkt im Vorgang fest.

In der Listenansicht sehen Sie alle Besprechungsthemen, also die Vorgänge, in absteigend priorisierter Reihenfolge. Neue Themen hängen Sie einfach unten an. Durch simples drag&drop priorisieren Sie einzelne Vorgänge hoch- oder runter. Das gesamte Team hat nun eine gemeinsame Sich auf die Priorität aller Themen.

Die für Sie erstellten Aufgaben finden Sie in ihrem persönlichen Kanban-Board wieder. Die eigentliche inhaltliche Arbeit an einem Thema erledigen Sie unmittelbar im Vorgang. Sie erstellen Dokumente, versenden E-Mails oder erledigen Aufgaben. In der folgende Besprechung enthalten die Vorgänge also die letzte protokollierte Information und die zwischenzeitlich erfolgten Aktionen. Auch der Status der Aufgaben ist sichtbar. Denn Sie markieren eine Aufgabe einfach per Mausclick als erledigt. Dadurch sind die Besprechungsteilnehmer hierüber im Vorgang jederzeit informiert.

Der humbee-Effekt

Die nächste Besprechung beginnen Sie unmittelbar mit dem wichtigsten Thema. Das ist unvermeidlich, denn es steht ganz oben auf der Liste. Ein Blick in den Vorgang zeigt allen Teilnehmer den aktuellen Stand: Was wurde beim letzten Mal beschlossen? Was ist in der Zwischenzeit passiert? Welche Aufgaben wurden bereits erledigt? Lange Abstimmungen und zeitraubende Rückfragen entfallen. So erzielen Sie Effizienz durch Transparenz!

Somit konzentrieren Sie sich ab sofort nur noch auf das Wesentliche. Sie gehen zügig zum nächsten Tagesordnungspunkt. Welcher das ist? Sie wissen es. Denn ganz klar, es ist der zweite auf der Liste! Selbst wenn nun die Zeit für die Besprechung knapp wird, haben Sie sichergestellt, dass Ihr Team an den wichtigsten Themen weitergekommen ist.  So erzielen Sie Effizienz durch Priorisierung!

Besprechungen werden so zu mächtigen Werkzeugen. Mit ihrer Hilfe fokussieren und synchronisieren Sie Ihr Team. Sie werden produktiver und erhöhen Ihre Schlagkraft. Wir nennen das den humbee-Effekt.

 

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VonBurghardt Garske

Warum SaaS gegenüber hosting klar überlegen ist

Häufig stellen Softwareanbieter ihre in die Jahre gekommenen Lösungen in ein Rechenzentrum, publizieren sie ins Web und nennen das Ganze Cloud. Diese Art von Cloud-Applikation hat mit SaaS nicht viel zu tun. Es ist eher so etwas wie des Kaisers neue Kleider. Aber warum ist eine gehostete und ins Web publizierte Anwendung für Sie als Kunde nicht so gut wie eine echte SaaS-Anwendung?

Hosting publiziert alte Software ins Web

Wann immer ein Hersteller seine Software via Hosting publiziert und es Cloud nennt, können Sie ziemlich sicher sein, dass es sich um alte Software handelt. Um dies zu verstehen ist es hilfreich, zu wissen, was SaaS eigentlich bedeutet. Software as a Service versetzt Sie als Kunden in die Lage, die Leistungen dieser Software so einfach aus dem Netz zu beziehen wie sonst den elektrischen Strom. Sie benötigen keine eigene Infrastruktur. Der Hersteller betreibt die Anwendung, speichert Ihre Daten und entwickelt die Software weiter. Meist zahlen Sie nur einen kleinen monatlichen Betrag je Anwender. Es gibt keine Softwarelizenzen, die Sie bezahlen müssen. Es gibt auch keine Releasewechsel, die Sie alle paar Jahre viel Zeit und etlichen Euro kosten. Ganz nebenbei ist die Software so einfach zu bedienen wie eine App. Sie buchen diese einfach und benutzen sie: ganz ohne aufwändiges Einführungsprojekt!

Dies alles ist nur möglich, wenn die Anwendung eine neue Architektur, ein neues Benutzerinterface und ein neues Fachkonzept für die Parametrisierbarkeit erhält. Jeder, der also Cloud verspricht und seine alte Applikation “nur” hostet, hat es einfach nicht geschafft, den Kraftakt der Entwicklung einer neuen Software zu stemmen. Da Cloud hip ist, stellt man also mit wenig Aufwand seine Applikation als gehostete Applikation online.

Die Vorteile einer echten SaaS-Lösung

Sie können natürlich sagen, dass es Sie nicht interessiert, ob technisch gehostet oder reines SaaS hinter der Fassade steckt. Dennoch haben echte Lösungen klare Vorteile für Sie als Kunden. Zunächst ist da ein hochmodernes aktuelles User-Interface, dass seine Anwender begeistert: es senkt Schulungskosten und erhöht die Akzeptanz der Anwender. Wer täglich leistungsstarke App auf seinem Handy nutzt, hat kaum mehr Verständnis für komplizierte Fachanwendungen, die sich erst nach mehrtägigen Schulungen bedienen lassen.

Noch stärker fallen die Vorteile ins Gewicht, wenn es um die Anpassung der Systeme an Ihre Bedürfnisse geht. Alte Applikationen müssen aufwändig gecustomized werden. Und zwar von Consultants mit mehrjähriger Erfahrung. Sie wissen worauf das hinausläuft: viele Wochen oder gar Monate Projektaufwand mit den damit verbunden Kosten und Risiken. Echte SaaS Applikationen können meist innerhalb weniger Stunden in Betrieb genommen werden. Die Anpassungen sind dennoch möglich und wesentlich weniger aufwändig.

Richtig dramatisch wird es, wenn es um die Flexibilität geht. Verändert sich Ihr Geschäft, wächst Ihr Unternehmen oder verändern sich Ihre Prozesse, möchten Sie natürlich auch von Ihrer Software unterstützt werden. Die gehostete Software schreit nun nach einem neuen Projekt: Sie investieren etliche Tage in Consulting und kaufen ggf. noch neue Module dazu. Eigentlich wollten Sie doch nur Ihr Business IT-technisch unterstützen. Stattdessen finden Sie sich oftmals in der Projekthölle wieder.

Wie anders ist die Situation mit der echten SaaS-Lösung: innerhalb weniger Stunden ist das System an die neuen Anforderungen angepasst. Vielleicht gibt es sogar einen Online-Store in dem Sie neue fachspezifische Funktionen per Mausklick freischalten können.

Agilität ist eingebaut

Sie merken es schon. Echte SaaS-Lösungen stellen Ihnen funktionierende fachspezifische Funktionen unmittelbar zur Verfügung. Sie können schnell auf Veränderungen reagieren. Sei es, dass Sie sofort neue Prozesse technisch abbilden oder dass Sie Benutzerzahlen auf Knopfdruck erhöhen oder verringern können. Sie schaffen also das Unmögliche: Sie unterstützen Ihre Geschäftsprozesse wirksamer und schneller als früher und senken gleichzeitig Ihre IT-Kosten.

Überzeugen Sie sich also davon, was wirklich hinter dem Schlagwort Cloud steckt: alte Software, die nur gehostet ist oder eine moderne SaaS-Lösung, die Sie in Ihrer Agilität unterstützt.

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VonBurghardt Garske

Selbstorganisation am praktischen Beispiel

Was ist dran an Selbstorganisation, dem heiligen Gral der Unternehmensführung? Die Versprechen sind groß: es geht um Spitzenleistungen und High-Performanceorganisationen und natürlich um die Steigerung der Innovationskraft. Ganz nebenbei werden auch die Führungskräfte abgeschafft, wie Georg Kraus in der Computerwoche schreibt.

Selbstorganisation in der Praxis

Aktuell bin ich mit dem Segelboot in Dänemark. Und hier beobachte ich aus dem Cockpit jeden Abend Selbstorganisation in Vollendung. Es geht um folgende Aufgabe: ein Sportboothafen mit begrenzter Zahl an Liegeplätzen soll maximal viele der ankommenden Boote aufnehmen. Um es vorwegzunehmen: es wird niemand weggeschickt. Auf wunderbare Weise findet jeder einen Liegeplatz – obwohl der Hafen im Prinzip voll ist. Und das Beste – es funktioniert ganz ohne dirigierenden Hafenmeister, einfach per Selbstorganisation!

Was passiert konkret? Die Boote laufen nacheinander in den Hafen. Sie belegen freie Plätze natürlich zuerst. Danach werden Lücken gesucht und gefüllt: ganz hinten in der Ecke z.B. oder am Kopf eines Steges. Später zwängt sich das ein oder andere Boot zwischen zwei andere, die etwas Platz machen. Am Ende gehen Boote an anderen längsseits und liegen dann im Päckchen. Diese werden im Notfall immer größer. Am Ende hat jeder einen Platz, alles ist ordentlich vertäut und sicher. Perfekt!

Prinzip 1: Regeln

Bevor es los geht mit dem Anlegen, ist klar, dass es einige wenige Regeln gibt: In diesem Fall, dass freie Plätze grün und solche, die später von Eignern belegt werden, rot markiert sind. Es darf nur so festgemacht werden, dass die “Verkehrswege” frei bleiben. Außerdem ist es üblich, dass man nur an gleich großen oder größeren Booten festmacht.

Prinzip 2: Transparanz

Es hat eine Weile gedauert, bis mir klar wurde, dass es dieses Element ist, welches entscheidend zum Gelingen des abendlichen Hafenballetts beiträgt. Die Hafensituation ist für jeden transparent: die freien und belegten Plätze sind klar erkennbar. Die Neuankömmlinge wissen um die Größe ihrer eigenen Boote. Sie können nun also verantwortlich entscheiden, wo sie anlegen und wo sie es besser sein lassen. Ein 12 Meter Boot in eine zu kleine Box zu fahren ist nicht schlau. Auch wird sich der Eigner eines Folkebootes sicher nicht freuen, wenn ein 18 Tonnen schweres Motorboot versucht, an seinem Winzling festzumachen.

Prinzip 3: Agilität

Erst mit der dritten Zutat, der Agilität, kommt die Belegung des Hafens in Schwung. Das Wort agil verwende ich im Sinne von reaktiv. Agil bedeutet für mich, zeitnah auf eine neue Situation reagieren zu können. Und in dieser Disziplin sind Segler richtig gut. Diese Agilität macht Hafenkino erst spannend. Nähert sich ein Boot einem anderen, um längsseits zu gehen, kommt Bewegung in die Crews. Jeder hat nun nur genau eine Priorität: dem Ankommenden die Leinen abzunehmen und mitzuhelfen, dass er gut angelegt.

Insbesondere in schwierigen Situationen, ein Boot muss z.B. in eine sehe enge Lücke hineinzirkeln, helfen alle Crews der Nachbarboote – und zwar völlig ungefragt und ganz ohne vorherige Besprechung!

Prinzipien 4 & 5: Kultur und Eigennutz

Ich habe mich gefragt, ob es weitere Zutaten gibt, die hilfreich sind für das beschriebene Szenario. Es gibt sie: genau wie in Unternehmen gibt es auch unter Seglern eine ausgeprägte Kultur. Sie nennt sich “gute Seemannschaft”. Dazu gehört unbedingt, dass man sich gegenseitig hilft. Ein weiterer Punkt ist der Eigennutz. Natürlich möchte jeder Skipper eines schon festgemachten Bootes Schäden an seinem eigenen Boot vermeiden. Da ist es nur natürlich, dem anderen zu helfen, um so Schäden zu verhindern. Eigennutz als Motivation – ein interessanter Gedanke auch bei der Führung von Teams.

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VonBurghardt Garske

Wunder der Transformation: Ein altes Unternehmen wird zum StartUp!

Wunder geschehen immer wieder – und Vorurteile sind eben oft falsch. Unter dem Titel “Ein 140 Jahre altes Start-Up” schreibt Christian Meier in der Welt am Sonntag am 28./29. April 2018 über den erfolgreichen Wandel der Washington Post.

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