Modernes Dokumentenmanagement – 9 Unterschiede gegenüber klassischem DMS

Modernes Dokumentenmanagement bietet neue Möglichkeiten und Vorteile gegenüber herkömmlichen DMS-Systemen. Diese Systeme wurden Anfang der 90er Jahre des letzten Jahrtausends entwickelt. Sie sind mithin über 30 Jahre alt. Das bedeutet sicher nicht, dass sie schlecht sind. Allerdings hat das Alter oft Auswirkungen auf Architekturen, Betriebsarten und somit auch auf Anwendungsmöglichkeiten und Kosten.

Modernes Dokumentenmanagement nutzt dagegen die aktuellen technologischen Möglichkeiten und hat aus den herkömmlichen DMS-Ansätzen gelernt. Lesen Sie hier, in welchen Bereichen sich die Systeme unterscheiden und erhalten Sie so eine Grundlage für Ihre künftigen Investitionsentscheidungen.

Was bedeutet in dem Zusammenhang eigentlich „modern“?

Bereits 1120 hat Bernhard von Chartres gesagt: Wir sind Zwerge, die auf den Schultern von Riesen sitzen. Wir können weiter sehen, als unsere Ahnen und in dem Maß ist unser Wissen größer, als das ihrige und doch wären wir nichts, würde uns die Summe ihres Wissens nicht den Weg weisen.“

Davon ausgehend wird modern hier im Sinne von neu benutzt. Dabei wird davon ausgegangen, dass neue Systeme den alten überlegen sind, da sie auf Basis größerer Erfahrung entwickelt werden konnten.

Was zeichnet modernes Dokumentenmanagement aus?

Klassische DMS Systeme wurde rund um den Begriff des Dokuments konzipiert. Dieses wird mit Attributen versehen und ggf. noch in digitalen Akten zusammengefasst.

Modernes Dokumentenmanagement weitet den Blick auf und stellt den Prozess oder den Vorgang in den Mittelpunkt der Betrachtung. Natürlich spielen Dokumente im Prozess eine wichtige Rolle. Dabei darf jedoch nicht vergessen werden, dass für eine effiziente Bearbeitung neben den Dokumenten Notizen, Chats, Aufgaben und E-Mails Prozessmodelle benötigt werden. Erst, wenn alle Informationen zu einem Vorgang auch wirklich im Zugriff sind, kann der Anwender seine Arbeit effizient erledigen.

Allein dieser Paradigmenwechsel führt zu massiven Unterschieden zwischen modernem Dokumentenmanagement und den bisher bekannten DMS Systemen.

Welches sind nun die konkreten Unterschiede und welche Bedeutung haben sie?

On Premise vs. Cloud

Klassische DMS Systeme wurde fast immer im eigenen Haus – also on premise betrieben. Dies war in den 90er Jahren schlicht und einfach das klassische Betriebsmodell. Modernes Dokumentenmanagement wird oft ausschließlich als Webanwendung entwickelt.

Der Betrieb kann so in Hochsicherheitsrechenzentren erfolgen, die Anwendungen skalieren auf Knopfdruck und das Thema Datensicherheit übernimmt zu großen Teilen der Anbieter.

Die neuen Möglichkeiten sollten natürlich mit Augenmaß genutzt und insbesondere hinsichtlich des Schutzbedarfs der Daten evaluiert werden. Anfang des 20. Jahrhunderts betrieben reiche Fabrikanten eigene Kraftwerke, um elektrisches Licht in ihren Häusern zu haben. Heute kommt keine Mensch mehr auf diese Idee – es ist schlicht und einfach zu teuer.

Spektrum der Anwendungsmöglichkeiten

Herkömmliche DMS System fokussieren sich auf das Dokument. Folgerichtig sind die Lösungen, die Anbieter solcher Systeme bewerben, schnell aufgezählt: Eingangsrechnungsprozesse, Vertragsmanagement und digitale Personalakten sind die Klassiker. Weitergehende Prozesse sind zwar regelmäßig abbildbar. Sie bedürfen oft jedoch großen technischen Aufwands, um die Systeme so zu customizen, dass sie z.B. eine Anfragenbearbeitung effizient unterstützen können.

Modernes Dokumentenmanagement – im Rahmen einer Vorgangsbearbeitung – kann solche weitergehenden Prozesse in kürzester Zeit unterstützen. Ganz einfach deshalb, weil ein Vorgang ja ein Prozess ist. Der Aufwand für eine Anpassung ist entsprechend gering. So kommt es, dass modernes Dokumentenmanagement ein enormes Anwendungsspektrum abbildet.

Aufwand für die Einführung

Für die Einführung herkömmlicher DMS System werden regelmäßig Zeiträume von 3 Monaten bis zu 2 Jahren benötig. Allein die Systemauswahl verschlingt Zeit und Geld – schließlich geht es um hohe Summen und eine lange Bindung an einen Anbieter. Es schließen sich Konzepterstellung, Hardwarebeschaffung und Installation, Customizing, Test und Nacharbeiten an.

Ganz anders bei modernem Dokumentenmanagement. Die Cloudarchitektur ermöglicht kostenlose Tests und eine schnelle Implementierung ausgewählter Prozesse. Bei guten Systemen kann die Implementierung live zusammen mit den Anwendern erfolgen. Aufwändige Konzeptarbeit und daraus resultierendes Overengineering gehören der Vergangheit an.

Regelmäßig können Anwendungsszenarien innerhalb weniger Tage in Betrieb genommen werden.

Betriebskosten

Die Betriebskosten eines on premise, also im eigenen Haus betriebenen, Dokumentenmanagementsystems setzen sich aus folgenden Komponenten zusammen:

  • laufende Wartungskosten für die Software und die Datenbank – meist ca. 20 % der Lizenzkosten
  • Kosten für Hardware
  • Kosten für das Backup – Hardware und Software
  • Kosten für regelmäßig fällige Releasewechsel
  • anteilige Kosten für das Rechenzentrum bzw. den Serverraum
  • anteilige Kosten für den oder die Systemadministratoren

Zusammen mit den Abschreibungen für die Anschaffung der Lizenzen belaufen sich die Gesamtkosten für ein klassischen DMS System auf ca. 1.200 € bis 1.500 € pro Anwender und Jahr.

Bei modernem Dokumentenmanagement, dass Sie aus der Cloud beziehen, entfallen diese Kosten vollständig. Einzig die regelmäßigen Nutzungsgebühren fallen an. Je nach Anbieter können Sie mit modernem Dokumentenmanagement 80 % bis 90 % Kosten sparen.

Nutzeroberfläche

Klassische DMS System verfügen aufgrund ihres Alters meist über Windows-Oberflächen. Diese sind zwar bekannt, folgen aber älteren Konzepten der Benutzerführung. Ihr Hauptkennzeichen ist die Anzeige vieler Schaltflächen und Optionen.

Demgegenüber haben moderne Systems eine Oberfläche, die denen vom Smartphone bekannte Apps ähneln. Ihr Hauptvorteil ist die aufgeräumte und übersichtliche Nutzeroberfläche. Dies liegt daran, dass im jeweils aktuellen Kontext nicht benötigte Schaltflächen und Optionen ausgeblendet sind. Im Ergebnis kann sich ein Anwender besser orientieren, schneller einarbeiten und produktiver arbeiten.

Ein weitere Vorteil dieser modernen Oberflächen ist ihre Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Bildschirmgrößen – Responsiveness. Diese Eigenschaft führt direkt zum nächsten Punkt, der mobilen Nutzung.

Mobile Nutzung

Klassische Windowsanwendungen werden meist mit Hilfe von VPN-Technologie mobil gemacht. So kann ein Anwender z.B. mit seinem Laptop außerhalb seines Büros mobil arbeiten. Um auf Smartphones oder Tablets lauffähig zu sein, benötigt man jedoch separate Clientanwendungen. Dies bedeutet häufig neue Lizenzkosten, neue Softwareinstallation und eine andere Nutzeroberfläche. Alles keine guten Neuigkeiten für die Anwender.

Moderne Webanwendungen benötigen lediglich einen Browser und eine Internetverbindung. Durch das Responsive Design moderner Webanwendungen passt sich die Oberfläche an den Formfaktor des jeweiligen Endgerätes an. Durch SSL-verschlüsselte Verbindungen vom Endgerät zum Rechenzentrum ist keine weitere technische Infrastruktur notwendig. Bei erhöhten Schutzbedarf aktiviert man einfach eine Zwei-Faktor-Authentisierung.

Mobiles orts- und geräteunabhängiges Arbeiten ist mit modernem Dokumentenmanagement einfach und kostengünstig.

Aufwand für Erweiterung und Anpassung

Herkömmliche DMS-Systeme werden üblicherweise durch Consultants des Herstellers oder seiner Vertriebspartner angepasst. Haben Sie als Kunde fachlichen Änderungsbedarf, weil sich z.B. Ihr Geschäftsprozess geändert hat, müssen sie regelmäßig Ihren Lieferanten mit der Durchführung der Änderung beauftragen. Das dies zeit- und kostenintensiv ist, leuchtet ein.

In der Praxis führt dies dazu, dass notwendige Änderungen nicht oder nur mit großer Verzögerung umgesetzt werden.

Moderne Dokumentenmanagementsystem sind im customizing deutlich einfacher. Es wird meist kein technisches Know-How benötigt. Kein magisches Scripten, kein Abtauchen in Datenbanken oder hochkomplexe Administrationsoberflächen.

Sollte es dennoch einmal kniffelig werden, stellen die Hersteller dieser Systeme meist Video-Tutorials zur Verfügung oder helfen an der Hotline mit Rat und Tat. Der große Vorteil ist, dass Sie die Anpassung Ihres System zeitnah durchführen. Ihr System bleibt auf der Höhe der Zeit und passt sich ihren betrieblichen Veränderungen an.

Schnittstellen

Hier zeigt sich ggf. der Vorteil älterer Softwaresysteme: sie verfügen meist über eine große Anzahl Schnittstellen zu z.B. ERP Systemen.

Moderne Systeme hatten einfach noch nicht soviel Zeit, um diese große Vielfalt an Schnittstellen zu programmieren. Die gute Nachricht ist, dass auch die neuen Systeme Stück für Stück diese Standardschnittstellen bereitstellen. Eine Anfrage beim jeweiligen Hersteller lohnt sich da immer.

Entschädigt wird der Kunde meist durch eigene App-Stores, die App bereitstellen, mit denen z.B. Google Maps integriert werden kann. Die Anzahl dieser Apps steigt meist schnell – willkommen in der App Economy.

Das Vorhandensein einer REST-API sollten sowohl in älteren als auch in modernen DMS-Systemen selbstverständlich sein.

Risiko

Was hat Risiko hier als Unterscheidungskriterium zu suchen? Dies ist aus meiner Sicht einer der wichtigsten Punkte bei der Entscheidung für ein neues System: wie Sie oben gelesen haben, ist der Aufwand für die Einführung eines herkömmlichen On-Premise Systems erheblich. Von 30.000 bis 40.000 € für kleinere Systeme bis zu hohen sechstelligen Beträgen bei großen Unternehmen reicht die Spanne.

Was, wenn das neue System die Erwartungen nicht erfüllt? Bei solchen Investitionssummen sind Sie quasi verdammt dazu, das System etliche Jahre zu betreiben. Ob es sich dann gerechnet hat?

Bei modernen Systemen aus der Cloud wissen Sie meist vorher was Sie später bekommen. Dazu kommen die geringen Einführungskosten – Sie gehen also ein sehr geringes Risiko ein. Das ist übrigens der Grund, warum Hersteller von Cloud-Lösungen so extrem kundenorientiert sind. Die Hersteller kennen diesen Mechanismus und wissen, dass coole Demo-System nicht ausreichen. Kunden werden nur Kunden bleiben, wenn die Lösung die geweckten Erwartungen auch erfüllt.

Fazit

Herkömmliche Dokumentenmanagmentsysteme hatten ihre Berechtigung und tun in vielen Unternehmen noch heute ihre Arbeit. Spätestens durch die Allgegenwart der E-Mail reicht ein dokumentenzentriertes System jedoch nicht mehr aus.

Vorgangsbezogenes Arbeiten bündelt alle Informationen an einem Ort, reduziert den Aufwand für die Suche nach Informationen und erhöht so die Produktivität um bis zu 30 %.

Dazu kommen die schnelle Einführung, die leichte Anpassbarkeit und eine orts- und geräteunabhängige Nutzung durch die Anwender. Das Ganze erhalten Unternehmen zu einem Preis, der oft 80 % unter den Kosten ihres klassischen DMS Systems liegt.

Bei aller Euphorie bleibt Datenschutz und Datensicherheit ein hohes Gut.

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