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VonBurghardt Garske

Papier digital archivieren – Ein Erfahrungsbericht mit erstaunlichem Ergebnis

Rein digitales Arbeiten ist effizient und ermöglicht Teams ortsunabhängig zu arbeiten. Die Digitalisierung von Papier ist jedoch ein größeres Projekt und mit hohen Kosten verbunden. Wir bei humbee versetzen unsere Kunden in die Lage, ihre Kernprozesse effizienter abzuwickeln, natürlich mit humbee und natürlich papierlos. Aber wie ergeht es uns selbst, wenn es um das Thema digitales Arbeiten geht?

Digital von Anfang an

Es ist schon klar, dass wir als Überzeugungstäter von Anfang an mit humbee gearbeitet haben: unsere Entwicklungspunkte werden mit humbee erfasst, priorisiert und bis zur Freigabe transparent verfolgt. Auch unsere Akquise erledigen wir mit humbee. Hier haben wir einen speziellen Vorgangstyp “Lead” definiert, der uns bei der Kundengewinnung optimal unterstützt. Die Realisierung unserer Aufträge erfolgt selbstverständlich ebenfalls mit humbee. Klar, denn Aufträge sind Vorgänge, die sich nur durch Eigenschaften und ihr Statusmodell von anderen Vorgängen unterscheiden.

Dieser Teil unserer täglichen Arbeit musste im Prinzip gar nicht digitalisiert werden, da ja von Anfang an alle Informationen in digitaler Form vorlagen: Angebote werden digital erstellt und per Mail versendet. Bei Auftragsbestätigungen und Rechnungen ist es ebenso. Genauso erledigen wir die gesamte Kommunikation mit unseren Kunden bei der Einführung von humbee digital. Auch telefonische Absprachen werden vorgangsbezogen in humbee erfasst.

Aber….

Aber was passiert, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen oder eine Firmenkreditkarte beantragen? Ganz richtig: Sie müssen Formulare unterschreiben und erhalten Kopien als Papierdokument. Natürlich bekommen Sie auch von Krankenkassen, dem Finanzamt und dem Registergericht Informationen in Papierform. Für unsere Kunden erstellen wir Vereinbarungen zu Auftragsdatenverarbeitung und mit unseren Partnern schließen wir Verträge in Papierform. Dokumente werden dazu hin- und her geschickt bis die von beiden Parteien unterzeichneten Verträge in Papierform vorliegen. Wir legen unser Exemplar einfach in einen Ordner. Auch das Lastschriftmandat, das uns unsere Kunden gelegentlich unterschreiben, legen wir in Papierform ab. Warum tun wir das?

Papier abzulegen geht schneller, als es zu digitalisieren

Ganz einfach: weil knicken, lochen und abheften ein einfacher und extrem schneller Vorgang ist. Ich will mich doch wieder um Akquisen, Kunden und Projekte kümmern, oder? Was quält es mich da, ob Dokumente, die ich nur sehr selten benötige, in Papierform aufbewahrt sind. Ich denke, dieses Verfahren ist völlig legitim, ganz einfach weil es tatsächlich effizient ist.

Zeiten ändern sich und Unternehmen wachsen

Nachdem wir nun weitere Mitarbeiter eingestellt haben und immer mehr Kunden gewinnen, ändert sich das Bild. Die Papiermenge steigt und plötzlich muss von anderen Standorten auf das abgelegte Papier zugegriffen werden. Spätestens jetzt ist es Zeit, die Abläufe zu hinterfragen. Für mich war klar, dass Knicken, Lochen und Abheften keine Zukunft mehr haben. Also beschloss ich den vergangen Freitagnachmittag zu nutzen, unser Papier zu digitalisieren und strukturiert und rechtssicher abzulegen.

Die Schritte zu einem digitalen Dokumentenarchiv

Als erstes warf ich einen Blick in die Ordner und verschaffte mir einen Überblick über die Dokumente. Es gab Verträge, die bereits genannten Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung, Bankunterlagen und etlichen Dokumente von Krankenkassen, dem Finanzamt und z.B. der Berufsgenossenschaft. Zunächst habe ich mich über Kunden- und Partnerdokumente hergemacht. Ich habe Vorgänge vom Typ Kundenstammdaten, Partnerstammdaten und Lieferantenstammdaten definiert. Weiterhin habe ich 6 Dokumentarten und die dazu passenden Aufbewahrungsfristen eingestellt. Da ich mich mit humbee natürlich bestens auskenne, hat diese Vorarbeit gerade einmal 15 Minuten gedauert.

Nun beginnt die manuelle Arbeit: Dokumente aus dem Ordner nehmen, gff. entklammern und scannen. Ich habe im Büro ein Multifunktionsgerät mit einem automatischen Vorlageneinzug. Auf diese Weise waren auch mehrseitige Dokumente zügig verarbeitet. Als nächstes habe ich in humbee die passenden Vorgänge angelegt, die Kunden- bzw. Partner zugeordnet und dann die Dokumente per Drag & Drop hineingezogen. Nun brauchte ich nur noch jeweils den Dokumentyp auswählen. Die Aufbewahrungsfrist hat humbee für mich ermittelt.

Fertig! Die Dokumente sind digitalisiert und kunden- bzw. partner bzw. lieferantenbezogen strukturiert abgelegt. Dank der leistungsstarken Such- und Vorschaufunktion von humbee haben nun alle Kollegen Zugriff auf die Dokumente – ortsunabhängig von jedem Endgerät. Trotz wachsender Organisation ist nun weiterhin jeder perfekt informiert und kann so weiter besten Service leisten.

Lessons learned: Digital an einem Freitagnachmittag

Lektion 1: papiergebunden zu arbeiten ist nicht per se böse. In einer kleinen Organisation und bei Dokumenten, auf die man selten zugreift, ist es oft die Methode der Wahl.

Lektion 2: sobald Mitarbeiter auch von unterwegs oder aus dem Home-Office agieren, profitieren sie von digitalisiertem Papier. Der Nutzen überwiegt schlicht die Kosten.

Lektion 3: ein rein manueller Scan- und Ablageprozess kann einfach und effizient gestaltet werden. Steigen die zu digitalisierenden Mengen, können leistungstarke Scan- und Klassifizierungslösungen hinzugefügt werden.

Lektion 4: humbee hat sich bewährt. Trotz leistungsstarkem Backend ermöglicht die einfache Oberfläche, Strukturen schnell zu definieren. Iterativ werden wir diese Strukturen künftig sicher anpassen – jedoch erst, wenn der Bedarf dafür vorhanden ist.

Lektion 5: ich bin dann doch nicht ganz fertig geworden ;-). Ein Ordner ist noch übrig, den werde ich in der nächsten Woche digitialisieren.

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VonAnnette König

Digital Workplace – was ist dran am Hype um das Arbeiten 4.0?

Der Management Circle bietet Bildung für die Besten – seit 1989 vertrauen Führungskräfte aus allen Unternehmensbereichen auf den hohen Standard der Seminare, Konferenzen und Kongresse. Hier finden Sie den Link zum kürzlich dort veröffentlichten Blog Artikel von Burghardt Garske.

Blogbeitrag von Burghardt Garske beim Management Circle

Blogartikel lesen.

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VonBurghardt Garske

Digitalisierung konkret: wohin altes Denken führt!

Digitalisierung ist eine Frage des Mindsets und nicht der Technologie. Die Kunden sind im Fokus aller Veränderungen. Was herauskommt, wenn altes Denken konsequent umgesetzt wird und die Erfahrungen der Mitarbeiter ignoriert werden, durfte ich beim Besuch meiner Hausbank erfahren.

Die Aufgabe

Mein Anliegen war einfach: ich wollte mein tägliches Überweisungslimit erhöhen. Ein alltäglicher und bei einer Direktbank einfacher Vorgang. In der Kontoverwaltung kann ich als Kunde mein Überweisungslimit selber festlegen. Ich bestätige die Änderung durch die Eingabe einer TAN und schon ist alles erledigt.

Lachen oder Weinen?

Die Erfahrung, die ich bei meiner Bank vor Ort gemacht habe, hat mich dann doch sehr überrascht. Ich weiß ehrlich gesagt bis heute nicht, ob ich darüber lachen oder weinen soll. Aber zurück, wie löst meine Bank vor Ort diese Aufgabe? Alles begann damit, dass mir die freundliche Bankangestellte am Telefon sagte, dass ich dafür in die Filiale kommen und dort etwas unterschreiben müsse.

Der sehr freundliche Mitarbeiter vor Ort gab dann mein Anliegen in den Rechner ein. Jetzt nur noch ausdrucken, unterschreiben und fertig – dachte ich. Weit gefehlt! Der Mitarbeiter sagte, dass wir noch einen Moment warten müssen. Ich fragte verwundert, worauf wir denn warten würden. Die Erklärung verblüffte mich. Er dürfe die Limitänderung nicht selber durchführen. Daher hätte er einen Auftrag ans Servicecenter geschickt, der dort jetzt mit Priorität bearbeitet würde. Und tatsächlich, es dauerte weniger als 2 Minuten und das Servicecenter hatte seinen Job erledigt, der Auftrag wurde ausgedruckt und ich konnte ihn unterschreiben.

Gut gemeint ist das Gegenteil von gut

Warum hat die örtliche Bank diesen kuriosen Prozess gestaltet? Rechtliche Gründe können es ja nicht sein, schließlich kann ich ja bei Direktbanken mein Limit online ändern. Kostengründe können es auch nicht sein, da ja nun zwei Personen statt nur einer mit dem Vorgang beschäftigt waren. Zumindest der Gedanke an den Kunden hat eine Rolle gespielt: um dem Kunden eine lange Wartezeit zu ersparen, hat die Bearbeitung dieses Vorgangstyps im Servicecenter ja hohe Priorität.

Das kannst Du schon so machen, dann ist es halt richtig schlecht

Wenn es bei der Digitalisierung um Kundenorientierung geht, dann ist dieser Prozess unterirdisch schlecht. Als Kunde musste ich anrufen, anschließend zur Bank gehen, warten, unterschreiben und das alles nur, um mein Überweisungslimit zu ändern. Zu allem Überfluss waren bei der Bank drei Personen mit einer Aufgabe beschäftigt, die auf diese Weise sicherlich Prozesskosten in Höhe von 50 € verursacht hat. Bei meiner Direktbank ändere ich mein Limit selbst. Die Kosten der Bank beschränken sich auf wenige Cent, die die Transaktion kostet.

Wo bleiben die Menschen, wo bleibt die Verantwortung?

Was mich persönlich jedoch überrascht hat, war die Stoik, mit der der freundliche Mitarbeiter diesen Prozeß erträgt. Er sieht doch, dass es weder effizient noch kundenorientiert ist, was dort abläuft. Statt also eine Revolution anzuzetteln und zu versuchen, diesen Irrsinn zu beenden, ergibt er sich in sein Schicksal. Traurig für den Menschen, denn er kann sich mit seiner Erfahrung und kundenorientierten Haltung nicht einbringen. Schlecht für die Bank, da sie auf diese Weise auf Dauer Kunden verliert. Ich bin kein Hellseher, bin mir jedoch sicher, dass das Filialnetz dieser Bank bald aus Kostengründen reduziert werden wird.

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VonBurghardt Garske

SaaS: Ihre Daten gehören Ihnen!

Stellen Sie sich vor, Sie nutzen eine SaaS-Anwendung (Software as a Service) seit Jahren. Nun wollen Sie den Anbieter wechseln. Nachdem Sie gekündigt haben verweigert der Anbieter die Herausgabe Ihrer Daten. Die Begründung: Sie können ja weiter bezahlen, dann haben Sie auch weiter Zugriff. Ein Szenario, das je nach Anbieter durchaus realistisch ist. Solche Geschichten sind Wasser auf die Mühlen aller Befürworter von On-Premise-Software, denen SaaS und Cloud-Anwendungen schon immer suspekt waren.

Eigener Applikationsbetrieb verschenkt Chancen

Viele IT-Leiter schwören darauf, ihre Applikationen selber zu betreiben und die Daten im eigenen Haus zu halten. Die oben beschriebene Situation bestärkt sie noch in dieser Ansicht. Oft vergessen sie dabei, welche Chancen sie verschenken: SaaS Anwendungen sind in kürzester Zeit eingeführt. Sie verfügen oft über hervorragende Benutzeroberflächen und werden von den Anwendern geliebt. Dabei verursachen sie nur geringe laufende Kosten. Investitionen in Hardware und aufwändige Releasewechsel entfallen. Meist verwenden IT-Abteilungen 90 % ihrer Kapazität nur für den Betrieb der vorhanden Infrastruktur. Ganz anders ist die Situation bei SaaS Anwendungen. Sie geben Ihnen den Freiraum für innovative Themen. Doch was machen Sie, wenn Sie die den Anbieter der SaaS-Anwendung wechseln wollen? Wie kommen Sie dann an Ihre Daten?

SaaS – Ihre Daten gehören Ihnen

Fragen Sie den Anbieter Ihrer SaaS-Lösung am besten vor Vertragsabschluß, wie Sie bei einer späteren Vertragsbeendigung an Ihre Daten kommen. Für uns bei humbee ist es ganz klar: Ihre Daten gehören Ihnen. humbee ist SaaS, daher liegen auch bei humbee Ihre Daten natürlich in der Cloud, in einem Hochsicherheitsrechenzentrum. Wir geben Ihnen jedoch das Versprechen, dass wir Ihnen Ihre Daten jederzeit zum Download bereitstellen.

Dabei geht es natürlich darum, Ihnen Unabhängigkeit zu geben. Ein Anbieterwechsel verliert so schon mal seinen Schrecken und Sie sind frei in Ihrer Entscheidung, welche Anwendung Sie wie lange nutzen wollen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nun auch regelmäßig lokale Backups erstellen können. Sie werden dadurch wieder Herr Ihrer Daten und erhöhen Ihr Sicherheitsniveau weiter. Gleichzeitig wenden sie nur einen Bruchteil des Geldes auf, dass Sie für eine mehrfach redundante und mehrfach gesicherte eigene Storageinfrastruktur ausgeben müssten.

Das beste aus beiden Welten

Entscheiden Sie sich für einen SaaS Ansatz. Sie nutzen die Kosten- und Skalierungsvorteile der Cloud. Gleichzeitig bleiben Sie Herr Ihrer Daten, bleiben flexibel und haben das gute Gefühl, dass ein Backup Ihrer Daten bei Ihnen liegt. In Zeiten der Digitalisierung zählt nur Geschwindigkeit. Durch den Wechsel zu einer SaaS-Lösung schaffen Sie sich freie Kapazitäten in der IT, die Sie dringend für die neuen Themen benötigen, die auf Sie warten.

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VonBurghardt Garske

Be prepared – oder was Segeln mit der Digitalisierung zu tun hat

Segler sind auf hoher See den Unbilden der Natur ausgeliefert. Sie nehmen das Wetter so wie es kommt. Technische Probleme lösen sie ohne fremde Hilfe. Alles Helden oder was? Und was, bitteschön, hat das mit Digitalisierung zu tun?

Segeln – ein Aufbruch ins Unbekannte

Leinen los! Ab jetzt sind die Männer und Frauen auf Ihren Segelbooten auf sich allein gestellt. Stürme, hohe Wellen, Strömungen und technische Ausfälle sind die Herausforderungen, die sie völlig ohne Hilfe von außen meistern müssen. Dazu kommt die Stimmung innerhalb der Crew. Unterschiedliche Persönlichkeiten treffen auf engem Raum aufeinander. Da kann es zu Spannungen und Streitereien kommen. Dennoch: Segler sind meist weder Helden noch Hasardeure.

Be prepared – sei gut vorbereitet

Ganz im Gegenteil, Segler haben Respekt vor der Gewalt der Natur. Aus diesem Grund bereiten sie sich sorgfältig auf einen Törn vor. Je länger die Reise und je unbekannter das Ziel, desto besser sind die Vorbereitungen. Diese umfassen natürlich das Boot und seine Ausrüstung. Daneben wird viel wert auf Training und Erfahrung gelegt. In Kursen werden Fertigkeiten erworben und vertieft. Notsituationen werden simuliert und ihre Bewältigung trainiert.

Erfahrene Segler entwickeln im laufe der Jahre ein eigenes Mindset. Sie ärgern sich nicht mehr über Unvorhergesehenes, denn sie wissen, dass dies unvermeidlich ist. Sie bleiben auch in schwierigen Situationen ruhig und suchen nach Lösungen. Segler sitzen im wahrsten Sinne des Wortes alle in einem Boot. Es verwundert also nicht, dass sich im Notfall jeder mit seinen Fähigkeiten voll und ganz einbringt.

Digitalisierung – die Reise ins Unbekannte

Sicher haben wir ein grobe Vorstellung davon, was mit der Digitalisierung auf uns zukommt. Dennoch ist es wie bei einer Segelreise: wann und wo uns welcher Sturm erwischt, können wir nicht vorhersehen. Wir sollten uns also vorbereiten: Bringen Sie Ihr unternehmerischen Boot in Topform. Ein stabiler unternehmerischer Rumpf besteht aus gesunden betriebswirtschaftlichen Daten sowie einem modernen, leistungsfähigen und gut gewarteten Maschinenpark.

Das Pendant zum Sturm auf hoher See sind sich unerwartet schnell verändernde Märkte. Kundenverluste und neue Wettbewerber heißen dort die Bedrohungen. Hier geht es nicht mehr um Hardware. Jetzt ist auch im Unternehmen die Mannschaft gefragt. Qualifizierte Mitarbeiter, eine Kultur der Verantwortung und zeitliche Freiräume ermöglichen zielgerichtetes und zeitnahes Agieren. Sie steuern um, entwickeln neue Produkte und Services, werfen alten Ballast über Bord, steuern um die Klippen herum und bringen Ihr Unternehmen auf wieder auf Erfolgskurs.

Patentrezepte gibt es nicht

Beim Segeln gibt es keine Patentrezepte, wie Sie einen Sturm am besten überstehen. Je nach Schiffstyp, Wartungszustand, Seegebiet und Zustand der Crew ergeben sich unterschiedliche Handlungsempfehlungen. Genauso ist es im Unternehmen. Jedes Unternehmen ist einzigartig. Nehmen Sie die Herausforderung an, bereiten Sie sich vor und vertrauen Sie auf Ihre Fähigkeiten. Sie werden erleben, dass gerade die Fahrt durchs Unbekannte ihre Reize hat. Am Ende erwartet Sie eine große Zufriedenheit über das gemeinsam Geleistete.

P.S.: Auf einem Boot hat es sich bewährt, immer und sorgfältig Ausguck zu gehen. So sind Sie immer rechtzeitig gewarnt und haben Zeit, sich und ihr Schiff vorzubereiten.

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VonBurghardt Garske

Menschen sind das Herz der Organisation – hier ist der Beweis!

Oft wird behauptet, dass die Menschen wichtig für den unternehmerischen Erfolg sind. Insgeheim bezweifeln viele Manager diese Tatsache. Warum? Es macht das Leben schwer und den Alltag kompliziert. Menschen sind eben keine Maschinen. Das Menschen im wahrsten Sinne des Wortes das Herz des Unternehmens darstellen haben wir nun zweifelsfrei bewiesen. Wie wir das gemacht haben und was daraus folgt, erfahren Sie hier:

Menschen als Herz des Unternehmens

Viele Manager halten dies sicher wieder für so einen esoterischen Quatsch. Dieser Satz kommt ja wohl direkt aus der Kuschelecke der “Wir haben uns alle lieb”-Fraktion. Knallharte Unternehmenslenker wollen handeln, machen, durchgreifen. Rücksicht nehmen nur die Schmusetypen. Und überhaupt: ZDF – Zahlen, Daten, Fakten – ist doch jedem lieber als ARD – alle reden drumherum. Dabei haben wir heute etwas entdeckt, was vielleicht ein indirekter Beweis für die Bedeutung des Menschen im Unternehmen ist. Na ja, wissenschaftlich gesehen ist es eher ein Hinweis. Dieser Hinweis legt nahe, dass wir alle gut beraten sind, die Menschen, die in unseren Organisationen arbeiten, ernst zu nehmen. Was uns so beeindruckt hat? Etwas ganz einfaches. Etwas, das aussieht wie das EKG eines Menschen, es aber nicht ist. Wir nennen es den Herzschlag des Unternehmens.

Was ist der Herzschlag des Unternehmens?

Im Grunde ist es etwas ganz banales. Wir haben uns die Nutzungsintensität von humbee angeschaut. Es gibt humbee als Multi-Tenant-System und als Einzelsystem für einen Kunden. Und natürlich verfügen wir über Statistiken, die die aktuelle Systemlast im Zeitverlauf darstellen. Um die Performance für unsere Kunden in den Multi-Tenant-Systemen zu gewährleisten, schauen wir uns diese Auswertungen regelmäßig an. Auf den ersten Blick fällt die Ähnlichkeit mit einem EKG auf. Betrachten Sie doch einmal das Bild, dass zu diesem Artikel gehört. Sie sehen dort die charakteristische Lastverteilung an den verschiedenen Wochentagen. Sie sehen auch den Verlauf innerhalb eines Tages.

Der Rhythmus des Unternehmens

Das Aktivitätenniveau des Unternehmens folgt im Tagesverlauf der Kurve der menschlichen Leistungsfähigkeit. Vormittags steigt die Aktivitätenkurve an und erreicht vor dem Mittag das maximale Niveau. Am frühen Nachmittag gibt es ein weiteres Hoch. Von dort fällt die Kurve bis zum Abend ab. Sie sehen auch schön, dass es einen kleinen Aktivitätenhöhepunkt am frühen Abend gibt. Es gibt also Mitarbeiter, die arbeiten offenbar nach dem Abendessen noch von zu Hause aus. Kommen wir zum erstaunlichen Teil dieser Kurvendiskussion. Schauen Sie sich die Kurve der physiologischen Leistungsfähigkeit des Menschen an. Sie erkennen, dass sie praktisch identisch ist mit der Aktivitätenkurve des Unternehmens.

Kümmern Sie sich um Ihr Vermögen

Trotz aller Versuche der zielorientierten Manager, Druck zu machen, folgt die Aktivitätenkurve in einem Unternehmen ziemlich exakt der Kurve der menschlichen Leistungsverteilung, berücksichtigen Sie dies bei Terminplanungen. Hochkreative und innovative Ideen entstehen sicher nicht im Suppenkoma. Die Menge an geleisteter Arbeit berechnet sich nur bei Maschinen als Produkt aus Menge mal Zeit. Ihre Mitarbeiter schaffen die maximale Leistung nur an sehr eng begrenzten Zeiten, nutzen Sie diese Erkenntnis bei der Planung von Projekten. Und denken Sie an die Bedeutung von Erholungspausen. Hochleistungssportler achten im Training auf eine genaue Einhaltung der Regenerationszeiten nach einem intensiven Training. Genauso benötigen Ihre Mitarbeiter Regenerationsmöglichkeiten nach intensiver Arbeit.

Berücksichtigen Sie den menschlichen Faktor. Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern sorgsam um. Sie sind wesentlicher Teil Ihres Vermögens. Klar, Sie entsprechen dann nicht mehr ganz dem Typ “knallharter Manager”, aber dafür erzielen Sie die besseren Ergebnisse.

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VonBurghardt Garske

Digital Workplace bringt Wettbewerbsvorteile

Der Digital Workplace verspricht bessere Zusammenarbeit, eine höhere Attraktivität als Arbeitgeber und sogar eine Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Das ist das Ergebnis einer Studie von Forbes Insights, die im Auftrag von vmware durchgeführt wurde. Hierzu wurden 2.158 Führungskräfte aus 16 Ländern befragt. Die Ergebnisse sind eigentlich gar nicht so erstaunlich.

Business Software kann einfach sein

Vorbei die Zeiten, in denen Mitarbeiter tagelang Schulungen besucht haben. Heute gibt es leistungsstarke Businessanwendungen, die so einfach zu bedienen sind wie Apps. Mitarbeiter, die Zugriff auf solche Anwendungen haben, verfügen über deutlich erweiterte Möglichkeiten. Sie haben einfachen Zugriff Informationen, und können so besseren Kundenservice leisten. Bereits in 18 % der befragten Unternehmen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, solche modernen Anwendungen zu nutzen. Die Einfachheit erlaubt es den Mitarbeitern selber initiativ zu werden und effektiver zu arbeiten.

Alte Werkzeuge – der Tod der Produktivität

Die Studie zeigt jedoch auch, dass 29 % der Unternehmen ihren Mitarbeiten nicht die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um produktiv zu arbeiten. Der Digital Workplace ist also noch längst nicht überall angekommen. Das ist zwar erwartbar, verwundert jedoch trotzdem. Denn die Produktivitätsnachteile sind enorm. In alten Arbeitsumgebungen ist die Produktivität signifikant schlechter. In den Unternehmen, die bereits den Weg der Transformation gegangen sind, steigt die persönliche Produktivität eines Mitarbeiters um 17 %. Die Zusammenarbeit und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung verbessern sich jeweils um 16 %.

Sogar Servicequalität und Umsatz steigen

Die Studie fand heraus, dass neben der Produktivität auch die Servicequalität und der Umsatz steigen. Dies ist auch nur folgerichtig: Mitarbeiter, die Zugriff auf alle relevanten Informationen haben, sind dem Kunden gegenüber besser auskunftsfähig. Der Kunde erlebt besseren Service. Kunden, die besseren Service erleben, entwickeln eine höhere Bindung zum Unternehmen. Auf diese Weise führt der Digital Worksplace fast zwangsläufig auch zu mehr Umsatz.

Mitarbeiterzufriedenheit als Garant für Markterfolg

Mehr als die Hälfte der Befragten stimmten zu, dass die Verfügbarkeit des Digital Workplace die Möglichkeiten der Mitarbeiter verbessert, ihr Privat- und Berufsleben besser auszubalancieren. An diesem Punkt stellen die Autoren der Studie die gewagte These auf, dass es einen Paradigmenwechsel geben muss. Unternehmen sollten nicht ihre Kunden in den Mittelpunkt stellen, sondern ihre Mitarbeiter. Vermutlich ist beides richtig: selbstverständlich muss sich jedes Unternehmen auf seine Kunden ausgerichten. Die Mitarbeiter sind es jedoch, die die Kunden akquirieren, den Kundenservice erbringen oder neue, auf die Kunden zugeschnittene, Produkte entwickeln.

Am Ende profitieren alle

Das Fazit ist bestechend: mit der Einführung eines modernen Digital Workplace steigt die Produktivität, die Zufriedenheit der Kunden und der Mitarbeiter. Kosten runter, Umsatz hoch und qualifizierte Bewerber, die sich darum reißen, für diese Unternehmen zu arbeiten. Da verwundert es nicht, dass Unternehmen, die derart aufgestellt, sind zu den Marktführern ihrer jeweiligen Branche gehören.

Auch die Einführung ist einfach

Jetzt wird es magisch. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Einführung eines innovativen digitalen Arbeitsplatzes weder teuer noch langwierig sein muss. Unsere Kunden nehmen humbee meist nach nur zwei Tagen in Produktion. An einen Workshop-Tag bilden wir die konkrete Aufgabenstellung im System ab. Die Mitarbeiter lernen in der Schulung nur noch die Philosophie der neuen Art zu arbeiten kennen. Das Werkzeug selbst ist ja weitgehend selbsterklärend. Am Folgetag startet der Produktivbetrieb. Wenn Sie dies jetzt für Magie halten, lesen Sie doch mal dieses Zitat von Arthur C. Clarke: „Jede hinreichend fortschrittliche Technologie ist von Magie nicht zu unterscheiden.”

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VonBurghardt Garske

Highlander: wie Sie durch Priorisierung produktiver und entspannter arbeiten

“Highlander – es kann nur einen geben”. Kennen Sie die Fernsehserie aus den 90er Jahren? Unsterbliche kämpfen solange gegeneinander, bis es nur noch einen gibt. Erfahren Sie hier, was Sie aus dieser Geschichte über Priorisierung und Produktivität lernen können.

Priorisierung ein wertvolles agiles Prinzip

Priorisierung ist ein fester Bestandteil des agilen Mindsets. Scrum-Teams priorisieren regelmäßig das Backlog. Wie in der Highlander-Saga kann es auf der Backlog-Liste nur einen Punkt an erster Stelle geben. Das Team übernimmt nur die obersten Punkte des Backlogs in den Sprint. Wertvolle Kapazitäten werden so auf die wichtigsten Themen konzentriert.

Nach jeden Sprint wird neu priorisiert. Dies macht Sinn, da sich in der Zwischenzeit auch die Welt weitergedreht hat. Die Repriorisierung trägt den veränderten Bedingungen Rechnung.

Wir sind zu sehr auf Effizienz fokussiert

Unternehmen sind meist sehr auf Effizienz fokussiert. Was in der Fertigung unabdingbar ist, ist im Bereich der Büroarbeit oft falsch, so werden mit Begeisterung Hilfsprozesse optimiert. Prominentes Beispiel ist der Rechnungseingang. Natürlich spart ein optimierte Prozess hier durchaus 20 € pro Rechnung. Doch wie hoch ist der Anteil dieses Prozesses an der gesamten Wertschöpfung des Unternehmens?

Weiten wir den Blick auf, die wertschöpfenden Prozesse sind die kundenbezogenen Prozesse. Auch die Strategiefindung oder der Innovationsprozess bestimmen den Erfolg eines Unternehmens.

Es lohnt sich also, innezuhalten und über die richtigen Prioritäten nachzudenken.

Priorisieren heißt, die richtigen Dingen zu tun

Stellen Sie sich folgende Fragen bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Was sind Ihre aktuell wichtigsten Themen? Was ist Ihre aktuell wichtigste Aufgabe? Nehmen Sie sich die Zeit, diese Fragen zu beantworten. Sie werden über das Ergebnis überrascht sein.

Ein Plädoyer für die Faulheit

Sie erledigen nun konsequent die wichtigsten Dinge zuerst. Kommt wieder mal etwas Unvorhergesehenes auf Sie zu, können Sie sich entspannen: das Wichtigste haben Sie ja bereits geschafft. Sie haben einige Aufgaben Ihrer to do-Liste noch nicht abgehakt? Manchmal ist das sogar richtig gut. Am nächsten Tag haben sich die Prioritäten oft so geändert, dass die liegengebliebenen Punkte gar nicht mehr so relevant sind.

Alles Wichtige ist immer zuerst erledigt. Sie sind sicher, nichts Wichtiges vergessen zu haben und gehen abends entspannt nach Hause. Richtig priorisieren heißt also auch, entspannter zu leben. Das sperrige Wort “Priorisierung” beschert Ihnen einfach mehr Lebensqualität. Genießen Sie es!

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VonBurghardt Garske

Digitalisierung konkret: Wie Sie die Bearbeitung von Anfragen effizient und kundenorientiert gestalten

Kundenanfragen sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Jedoch gleicht die Bearbeitung von Anfragen gerade bei mittelständischen Unternehmen häufig einer Lotterie. Dabei sollte es doch ein bewusst gesteuerter Prozess sein. Lesen Sie hier, wie Sie mit humbee die Effizienz und die Kundenorientierung dieses Prozesses in weniger als 2 Stunden dramatisch verbessern.

Die Bearbeitung von Anfragen basiert meist auf E-Mails

Es ist der Klassiker: Kunden stellen Anfragen gern per E-Mail.  Alternativ senden sie ihre Anfrage über Ihre Webseite. In bestehenden Kundenbeziehungen Ihre Kunden auch oft der Vertriebler direkt an. Die Anfrage über die Webseite generiert meist wieder eine E-Mail. Auch der Vertriebler schreibt schnell wieder eine E-Mail. Meist landen alle diese E-Mails in einem Sammelpostfach im Back-Office.

Dort greift sich jedes Teammitglied nach Gusto eine E-Mail und beginnt mit der Bearbeitung. Nicht selten kommt es zu Doppelbearbeitungen. In einer Kundensituation habe ich folgendes erlebt: ein Kollegen erteilte dem Kunden eine Absage während der zweite Kollege demselben Kunden ein Angebot schickte. Schlimmer geht es kaum: zum einen wurde doppelte Arbeit investiert, zum anderen der Kunde durch widersprüchliche Aussagen irritiert. Doch wie kann hier pragmatisch und effektiv Abhilfe geschaffen werden?

Kundenanfragen auf einem Kanban-Board abbilden

Streng genommen ist das hier vorgestellte Kanban-Board gar keines.  Denn Kanban-Boards sind üblicherweise prozessorientiert. In diesem Fall nutzen wir die überlegene Transparenz eines Kanban-Boards für die Steuerung der Kundenanfragen. Dazu bringen wir humbee im ersten Schritt dazu, die eingehenden Kundenanfragen in einen Vorgang vom Typ Anfrage zu verwandeln.

Im zweiten Schritt definieren wir nun ein Kanban-Board. Die ersten Spalte abonniert alle Vorgänge vom Typ Anfrage. Die Folgespalten stehen jeweils für einen Bearbeiter bzw. eine Bearbeiterin. Die letzte Spalte nimmt alle abgeschlossenen Anfragen auf.

Ab sofort landen alle eingehenden Anfragen in der ersten Spalte des Kanban-Boards. Die Sachbearbeiter ziehen nun den Vorgang, den sie bearbeiten wollen, in ihre eigene Spalte. Automatisch aktualisiert humbee den Verantwortlichen und setzt den Status auf aktiv. Am Ende der Bearbeitung zieht der Bearbeiter den Vorgang einfach in die letzte Spalte. Die Anfrage ist nun abgeschlossen.

Tranzsparenz und Effizienz durch das Kanban-Board

Der Effekt dieser Maßnahmen ist verblüffend: Alle Anfragen befinden sich auf dem Kanban-Board. Da es sich dabei um Vorgänge handelt, enthalten diese auch alle Informationen. Alle Informationen meint auch alle Informationen. Die Kalkulation und die Gesprächsnotiz sind genaus enthalten wie die Angebotsdokumente und die E-Mails an den Kunden. Die Sachbearbeiter sind jederzeit vollständig informiert. Suchen sind nun genauso überflüssig wie langwierige Rückfragen.

Doppelarbeiten sind zu 100 % ausgeschlossen. Ruft ein Kunde an, um sich über den Stand der Anfrage zu informieren, kann jeder Mitarbeiter perfekt Auskunft geben. Ihre Kunden werden begeistert sein.

Wie schnell kann die Umstellung erfolgen?

Natürlich können Sie einen solchen Ablauf auch mit anderen Werkzeugen abbilden. Oft erwartet Sie dann ein mehrmonatiges Projekt. Mit humbee ist das anders:  im Normalfall ist die technische Realisierung innerhalb von 2 Stunden erledigt. Hinzu kommt lediglich die Einweisung Ihrer Sachbearbeiter in die neue Arbeitsweise. humbee – time for more.

 

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VonBurghardt Garske

Vegane E-Mail – wie Sie gesünder kommunizieren

E-Mails verstopfen weltweit die Postfächer. Sie liegen schwer im persönlichen Mail-Account und sind oft nur schwer verdaulich. Was ist dran an den angeblichen gesundheitlichen Nachteilen der E-Mail? Gibt es vegane Alternativen? Sind diese wirklich gesünder?

E-Mails sind schwer verdaulich

E-Mails sind nichts weiter als elektrifizierte Briefe. Sie sind also eine 1 zu 1 Kommunikation. Durch die Antworten auf E-Mails entsteht ein immer länger werdender E-Mail-Verlauf. Je länger dieser wird, umso unübersichtlicher wird er. Hinzu kommen weitere E-Mail-Verläufe zu anderen Themen. Im Postkorb des Anwenders überlagern sich all diese E-Mails. Das so entstehende Durcheinander ist nur schwer verdaulich: es ist kaum möglich, den Überblick zu behalten.

E-Mails machen träge

Sieht die Situation bei vielen oder gar allen Mitarbeiter eines Unternehmen so aus, hat sich die Organisation quasi an E-Mail überfressen. Genau wie ein Mensch, der zuviel gegessen hat, wird auch eine Organisation nun träge. Die Mitarbeiter versuchen die Handlungsstränge in ihrem Postfach zu entwirren. Im Zweifel rufen Sie lieber einen Kollegen oder eine Kollegin an. Dieser Art gestört brauchen die Angerufenen anschließend erstmal eine Weile, bis Sie wieder in ihrem eigentlichen Thema sind. Die ganze Organisation ist mit der Suche nach Informationen und der Beantwortung von Rückfragen beschäftigt.

Vegane E-Mail als gesunde Alternative

E-Mails werden vegan wenn wir sie aus den persönlichen Mail-Accounts befreien. Voraussetzung dafür ist vorgangs- oder themenbezogenes Arbeiten. Was bedeutet dies? In einer zentralen Anwendung, z.B. humbee, wird ein Thema eröffnet. Diejenigen, die an diesem Thema arbeiten, sind Teilnehmer des Vorgangs. Statt intern E-Mails zu schreiben posten sie nun Informationen einfach im Vorgang. Dort befinden sich auch Aufgaben und Dokumente. Informationen für externe Empfänger werden weiterhin per E-Mail versendet. Dies geschieht jedoch aus dem Vorgang heraus. Ein Blick genügt und alle Teilnehmer des Vorgang sind über diese E-Mail informiert.

Die positiven Effekte der veganen E-Mail

Nach dieser Ernährungsumstellung – sprich Umstellung der Arbeitsweise – treten die positiven gesundheitlichen Wirkungen schnell zu Tage. Die E-Mail-Accounts der Mitarbeiter werden schlank und übersichtlich. Jeder, der eine Information benötigt, findet sie sofort im Vorgang. Zeitraubende Rückfragen sind nicht mehr notwendig. Langes Suchen gehört der Vergangenheit an.

Ganz konkret verbessert sich der Kundenservice. Der Umsatz steigt und die gute Laune hält wieder Einzug. Anders als bei einer Ernährungsumstellung wird eine Organisation sofort nach der Umstellung auf vorgangsbezogenes Arbeiten agiler und leistungsfähiger.

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