slack

slack – läßt sich damit produktiver arbeiten?

slack verspricht eine höhere Produktivität. Es soll der Ort sein, wo Arbeit stattfindet. Teams sollen besser vernetzt und collaboration erleichtert werden. Aber stimmt das wirklich? Ein Beitrag auf vox.com über die Erfahren mit slack behauptet das Gegenteil: slack ruiniert die Produktivität. Lesen Sie hier, was dran ist am Versprechen der schönen neuen Kommunikationswelt.

Das Versprechen

Zusammenarbeit wird meist mit Hilfe von E-Mails organisiert. E-Mail Flut ist in aller Munde, die ganz Eifrigen überbieten sich mit der Anzahl von neuen Mails, die sie nach ihrem Urlaub in ihrem Postkorb vorfinden. Moderne Workspace-Lösungen wie slack sollen damit Schluss machen. Nach einer Studie von McKinsey aus 2012 lässt sich die Produktivität von Mitarbeitern um 25 % erhöhen. slack und andere Collaboration Plattformen wie z.B. Microsoft Teams treten an, um dieses Potenzial zu heben. Teams kommunizieren über eine einheitliche Plattform und finden dort schnell alles, wonach sie suchen. Schnelle Kommunikation soll helfen, Arbeit schneller zu erledigen, Wissensmanagement zu betreiben und sogar die Organisation agiler zu machen. Aber stimmt das?

Die Realität

In der Praxis entwickelt solche Plattformen oft ein Eigenleben. Es wird kommuniziert und zwar um jeden Preis. Statt hunderte von E-Mails müssen die Teilnehmer nun hunderte von Posts in verschiedensten Teamräumen lesen. Zu allem Überfluss entspinnen sich auch noch Diskussionen, in denen jeder das letzte Wort haben will.

Mitarbeiter verbringen nun einen größer werden Anteil ihrer Arbeitszeit auf slack & Co. Immer neue Posts lenken ab und halten die Mitarbeiter vom Wesentlichen ab. Neben Meetings und E-Mails ist dann mit slack nur ein weiteres Medium dazugekommen, dass um die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters buhlt.

Die Arbeit

Die Arbeit, ach ja, die soll ja auch noch erledigt werden. Dies ist der entscheidende Punkt: es geht darum Arbeit zu erledigen, und zwar zeitnah, zielgerichtet und in guter Qualität. Um Arbeit, sprich Vorgänge, zu erledigen, benötigt der Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Informationen: Dokumente, Informationen der Kollegen, Aufgaben und natürlich auch E-Mails. Sind an einem Vorgang mehrere Mitarbeiter beteiligt, so sollten alle Zugriff auf den gleichen Informationspool haben.

Die meisten Vorgänge bzw. Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen definierten Startpunkt und ein definiertes Ende haben. Bei den meisten Prozessen gibt es dazu Meilensteine, die immer erreicht werden. Dazwischen liegen unterschiedlichste Tätigkeiten, die Mitarbeiter aufgrund ihrer Erfahrung selbständig auswählen und durchführen. Diese sind meist nicht standardisiert.

Halten wir also fest: es geht um ein Werkzeug, welches vorgangsbezogenes Arbeiten ermöglicht und mit Hilfe einer effizienten Kommunikation die Erledigung von Vorgängen beschleunigt. Es wird nicht mehr und um jeden Preis kommuniziert sondern zielgerichtet. „Alles an einem Ort“ ist die Philosophie, die das Wissen aus seinen Gefängnissen befreit. Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter durch vorgedachte Abläufe unterstützt werden, dabei jedoch frei und situativ angemessen agieren können. slack und teams unterstützen das Vorgangskonzept jedoch nicht.

Die Alternative

Die Alternative ist ein digitaler Arbeitsplatz, der diesen Namen wirklich verdient. Richtig zu Ende gedacht bringt eine solche Lösung alle Dokumente, Aufgaben und E-Mails vorgangsbezogen an einem Ort zusammen. Endlich kann jeder, der darf, auf alle Informationen zu einem Vorgang zugreifen. Keine zeitraubenden Suchen mehr, und auch keine ständigen Störungen durch Rückfragen.

Jetzt kann zielgerichtet gearbeitet werden. Jeder der soll hat Zugriff. Jeder der nicht unbedingt in einem Vorgang beitragen kann, wird von überflüssigen Informationen verschont. Idealerweise ist auch in jedem Vorgang klar, wer der Verantwortliche ist. Hierdurch steigt das Verantwortungsbewusstsein der anderen Teilnehmer. Schließlich geht es ja um etwas: darum, dass ein Vorgang erledigt wird. Pausenloses Weiterleiten ist da wenig hilfreich.

Wenn es das Werkzeug nun noch erlaubt, Prozesse vorzudenken und somit mehr und mehr zu standardisieren, dann reden wir über einen digitalen Arbeitsplatz, der diesen Namen wirklich verdient.

Welche Wettbewerbsvorteile, ein solcher digitaler Arbeitsplatz bietet, erfahren Sie in einem anderen Blog.

Die Erfahrungen

Viele Anwender von slack & co sind durchaus zufrieden. Die zentrale Plattform hilft bei Diskussionen und kann den Zugriff auf Wissen erleichtern. Allerdings gibt es auch zunehmend kritische Stimmen. Statt zu helfen, hält die Software nach einiger Zeit mehr davon ab, Arbeit zu erledigen. Ein Anwender von slack beschreibt hier, warum er sich von slack trennt.

Richtig gestaltet kann ein digitaler Arbeitsplatz tatsächlich Begeisterung bei den Mitarbeitern hervorrufen und zu einer um 25 % höheren Produktivität führen. Ganz nebenbei steigt die Auskunfts- und Reaktionsfähigkeit und damit die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Sie wollen wissen, wie ein Ingenieurdienstleister seine Produktentwicklungszeiten mit Hilfe eines modernen digitalen Arbeitsplatzes deutlich reduziert? Dann lesen Sie hier weiter.

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