Geliebter Feind – wie Sie Besprechungen effektiv gestalten

VonBurghardt Garske

Geliebter Feind – wie Sie Besprechungen effektiv gestalten

Sie empfinden Besprechungen häufig als zu lang und uneffektiv? Es wird viel geredet und wenig bewegt? Erfahren Sie hier, wie Sie Besprechungen zu einem agilen und mächtigen Führungsinstrument machen.

Besprechungen – der geliebte Feind

Keine Frage: Besprechungen sind notwendig, um ein Team zu synchronisieren. Sie behandeln Themen, die für alle von Bedeutung sind. Selbstverständlich protokollieren Sie die Ergebnisse und verteilen Aufgaben. Dennoch erleben sie alle fast täglich, die langweiligen, langwierigen und uneffektiven Besprechungen. Wir wühlen uns durch lange Protokolle. Wir kommen bei bestimmten Themen nicht vorwärts, weil der Verantwortliche gerade einen wichtigen Kundentermin hat. Aufgaben sind nicht erledigt worden. Kurzum: die Besprechung ist wieder mal Zeitverschwendung für das ganze Team. Offenbar erfüllen die aufwändig geführten Protokolle nicht die Erwartungen.

Die Lösung: Vorgänge in agilen Listen

Die Lösung ist ganz einfach: in der Welt von humbee wird jeder Tagesordnungspunkt zu einem Vorgang. Dieser enthält alle Informationen, E-Mails, Dokumente und Aufgaben. Sie halten die Ergebnisse und Aufgaben direkt im Vorgang fest.

In der Listenansicht sehen Sie alle Besprechungsthemen, also die Vorgänge, in absteigend priorisierter Reihenfolge. Neue Themen hängen Sie einfach unten an. Durch simples drag&drop priorisieren Sie einzelne Vorgänge hoch- oder runter. Das gesamte Team hat nun eine gemeinsame Sich auf die Priorität aller Themen.

Die für Sie erstellten Aufgaben finden Sie in ihrem persönlichen Kanban-Board wieder. Die eigentliche inhaltliche Arbeit an einem Thema erledigen Sie unmittelbar im Vorgang. Sie erstellen Dokumente, versenden E-Mails oder erledigen Aufgaben. In der folgende Besprechung enthalten die Vorgänge also die letzte protokollierte Information und die zwischenzeitlich erfolgten Aktionen. Auch der Status der Aufgaben ist sichtbar. Denn Sie markieren eine Aufgabe einfach per Mausclick als erledigt. Dadurch sind die Besprechungsteilnehmer hierüber im Vorgang jederzeit informiert.

Der humbee-Effekt

Die nächste Besprechung beginnen Sie unmittelbar mit dem wichtigsten Thema. Das ist unvermeidlich, denn es steht ganz oben auf der Liste. Ein Blick in den Vorgang zeigt allen Teilnehmer den aktuellen Stand: Was wurde beim letzten Mal beschlossen? Was ist in der Zwischenzeit passiert? Welche Aufgaben wurden bereits erledigt? Lange Abstimmungen und zeitraubende Rückfragen entfallen. So erzielen Sie Effizienz durch Transparenz!

Somit konzentrieren Sie sich ab sofort nur noch auf das Wesentliche. Sie gehen zügig zum nächsten Tagesordnungspunkt. Welcher das ist? Sie wissen es. Denn ganz klar, es ist der zweite auf der Liste! Selbst wenn nun die Zeit für die Besprechung knapp wird, haben Sie sichergestellt, dass Ihr Team an den wichtigsten Themen weitergekommen ist.  So erzielen Sie Effizienz durch Priorisierung!

Besprechungen werden so zu mächtigen Werkzeugen. Mit ihrer Hilfe fokussieren und synchronisieren Sie Ihr Team. Sie werden produktiver und erhöhen Ihre Schlagkraft. Wir nennen das den humbee-Effekt.

 

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Über den Autor

Burghardt Garske administrator

Mitgründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH. Burghardt Garske ist überzeugter Anwender des agilen Mindsets. Mit humbee, dem digitalen Arbeitsplatz, begleitet er die digitale Transformation seiner Kunden.

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