Endlich alle Aufgaben im Griff

VonBurghardt Garske

Endlich alle Aufgaben im Griff

Zuviel zu tun? – die to do Liste quillt über? – Langsam macht sich Panik breit. Wie soll ich dass nur alles schaffen? – Sie kennen das? Natürlich kennen Sie das. Eine nicht enden wollende Liste von Dingen, die noch getan werden müssen ist wohl die Geißel des heutigen Büromenschen. Vorbei die Zeit als man abends aus dem Büro ging und wusste, dass alles erledigt ist. Erfahren Sie, wie es auch anders geht:

Zuviele Aufgaben gleichzeitig

Heute jonglieren wir permanent viele Bälle gleichzeitig in der Luft. Und dann kommt jemand und wirft noch einen hoch! In solch einer Situation setzt der Körper Adrenalin frei – angreifen oder Flucht ist nun die Devise. Von Konzentration und ruhiger Überlegung ist nicht mehr die Rede.

Persönliches Aufgabenmanagement ist der Schlüssel

Diese Situation ist schlecht: schlecht für die Arbeit, schlecht fürs Betriebsklima und schlecht für uns selbst. Aber es gibt eine Lösung: wir sind mit humbee angetreten, um  die Zusammenarbeit in Unternehmen durch vorgangszentriertes Arbeiten effizienter zu gestalten. Wir merkten bald, dass dazu auch ein gutes Werkzeug gehören muß, mit dem der Anwender sein persönliches Aufgabenmanagement wieder in den Griff bekommt.

humbee Personal Kanban

Die Lösung war einfacher als gedacht: wir haben klassische Listenelemente mit Kanban-Boards aus der agilen Welt gekreuzt. Das Ergebnis ist das persönliche Kanban Board, dass innerhalb von humbee die Aufgabenorganisation für jeden Benutzer managed.

Personal Kanban Board 3

Anders als in herkömmlichen listenbasierten Werkzeugen werden die Aufgaben hier in Spalten organisiert: Die linke Spalte enthält alle Aufgaben, die überhaupt im System für den Anwender vorhanden sind. Diese sind zeitlich sortiert. Per Drag & Drop nimmt der Anwender die Aufgaben in Arbeit – dazu zieht er Aufgaben von der linken Spalte in die rechts daneben liegende Spalte “in Arbeit”.

Software von Menschen für Menschen

Die “Wartend”-Spalte nimmt solche Dinge auf, bei denen der Anwender auf eine Rückmeldung von Dritte wartet. So wird die “In Arbeit” Spalte entlastet. Als Anwender sind die wartenden Aufgaben nun nicht mehr “bedrohlich”.

Ich kennzeichne erledigte Aufgaben einfach mit einem Mausklick, sie wandern dann automatisch in die letzte Spalte. Der einfache aber wirksame Clou: die erledigten Aufgaben werden durchgestrichen angezeigt. Eine vermeintliche Kleinigkeit. Dennoch ist es für uns Menschen unglaublich befriedigend, die Aufgaben “durchzustreichen”. Ich genieße es, abends in der rechten Spalte zu sehen, wie viel ich geschafft haben. Selbst an Tagen, an denen ich die großen Themen nicht anfassen konnte, weil so viel los war, erkenne ich abends, dass ich dennoch jede Menge kleinerer Dinge geschafft habe – es war also doch ein guter Tag. Ich gehe zufrieden nach Hause.

Große Aufgabenmengen verlieren ebenfalls ihren Schrecken. Durch Filterfunktionen erkenne ich sofort, welchen Aufgaben dringend sind und welche ich durchaus nach hinten schieben kann. Dies übrigens im wahrsten Sinne des Wortes, einfach per drag & drop die Aufgabe auf morgen oder nächste Woche schieben.

Effizienz und Entspannung

Durch diese geniale Werkzeug verliert auch die längste To-do-Liste ihren Schrecken. Einfach gut priorisiert arbeiten und mit guten Gefühl abends zufrieden nach Hause gehen. Mit dem humbee Personal Kanban Board geht beides. Der Chef ist zufrieden weil es einfach gut läuft und die Familie ist zufrieden, weil Er oder Sie entspannt und gut gelaunt von der Arbeit kommt.

Übrigens hat nur dieses eine Feature schon Kunden bewogen, humbee einzusetzen.

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Über den Autor

Burghardt Garske administrator

Mitgründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH. Burghardt Garske ist überzeugter Anwender des agilen Mindsets. Mit humbee, dem digitalen Arbeitsplatz, begleitet er die digitale Transformation seiner Kunden.

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