Was sind die Vorteile von Collaboration Werkzeugen?

VonBurghardt Garske

Was sind die Vorteile von Collaboration Werkzeugen?

Die Deutsche Social Collaboration Studie 2018, herausgegeben vom Fachgebiet Wirtschaftsinformatik der TU Darmstadt, wartet mit harten Fakten auf. Der Einsatz von Social Collaboration Werkzeugen

  • fördert die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern und
  • kann die Innovationskraft von Unternehmen erhöhen

„Unsere Ergebnisse zeigen nicht nur, wie Social-Collaboration-Tools die Unternehmenskultur verändern, sondern dass sie darüber hinaus auch einen Beitrag zur Innovationsfähigkeit von Unternehmen leisten. Investitionen in solche Werkzeuge sind damit ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. Prof. Dr. Peter Buxmann“

Starke Argumente für die Einführung solcher Werkzeuge. In unseren eigenen Kundenworkshops in Zusammenarbeit mit dem Lean Service Institute ist die Potenziallandkarte entstanden, die hier als Beitragsbild dient. Sie zeigt die größten Produktivitätskiller im Büro:

  • die Vielzahl der CC-Mails
  • Ad-Hoc Besprechungen und
  • permanente Störungen

Bis zu 30 % der wöchentlichen Arbeitszeit gehen so verloren. Ein Wert, der der auch vom Fraunhofer IPA in seiner Studie “Lean Office” bestätigt wird. Um zu verstehen, warum Collaboration Werkzeuge so mächtig sind, ist es hilfreich, sich die Ursachen der Verschwendung näher anzusehen.

Informationssilos – der Kern allen Übels

In heutigen Büroumgebungen sind meist folgende Werkzeuge Standard: ein Mailclient, meist Outlook, ein lokales Filesystem, manchmal noch eine zentrale Fileablage für das Unternehmen. Hinzu kommen persönliche Werkzeuge für die Aufgabenorganisation – meist einfach ein Zettel oder ein Notizbuch.

Nun bestehen alle Geschäftsvorfälle, Vorgänge oder Themen an denen die Menschen arbeiten, aus Dokumenten, Aufgaben und Kommunikation. Die Dokumente liegen im Filesystem, die Aufgaben werden auf einem Zettel notiert und die Kommunikation läuft per Mail. Da verwundert es nicht, dass es extrem aufwändig ist, sich einen Überblick über den Sachstand zu einem Thema zu verschaffen. Hier entstehen die hohen Zeiten für die Suche nach Information. So geht leicht eine Stunde am Tag mit Suchen verloren. Das Perfide daran ist, dass wir uns alle schon so an diesem Zustand gewöhnt haben, dass wir ihn schon als normal empfinden.

Störungen sind der Killer jeder Produktivität

Störungen sind der Tod der Produktivität. Es dauert bis zu 11 Minuten, bis ein Mensch nach einer Störung wieder an den Punkt der Konzentration gelangt. Werden Sie also 5 mal die Stunde gestört, so kommen Sie mit der geplanten Arbeit überhaupt nicht voran. Deshalb behaupten auch viele Menschen, dass sie erst “nach Feierabend” zu ihrere eigentlichen Arbeit kommen.

Woher kommen die Störungen? Ein großer Teil hat seine Ursache in den oben dargestellten Informationssilos. Wichtige Informationen liegen in persönlichen E-Mail-Postfächern. Sie müssen also rückfragen, wenn sie nicht im E-Mail Verteiler standen. Oft wird auch einfach nachgefragt, weil es für den Rückfrager dann einfacher ist, als mühselig nach der Information zu suchen. Dokumente liegen im Filesystem. Aber ist es auch die letzte Version? Und schon wieder kommt es zu einer Rückfrage.

Die Vorteile von Collaboration Werkzeugen

Moderne Collaboration Werkzeuge wie humbee heben Produktivitätspotenziale in dem sie die Informationssilos durchbrechen. Alle Informationen zu einem Vorgang werden zentral an einer Stelle bereitgestellt. Alle Teilnehmer des Vorgangs haben Zugriff. Auf diese Weise ist jeder perfekt informiert und es entfallen viele Rückfragen.

Gleichzeitig wird der Zugriff auf relevante Informationen drastisch vereinfacht: Durch Schlagworte und Volltextsuche wird Wissen verfügbar. Je schneller und einfacher Wissen verfügbar ist, je einfacher der Zugriff darauf ist, desto produktiver ist auch der Innovationsprozess in Unternehmen.

Wissenschaftlich ist also der Nutzen von Collaboration Werkzeugen erwiesen. Software as a Service (SaaS) und hervorragende Usability mache die Einführung leicht. Also, worauf warten Sie noch? Packen Sie es an!

Über den Autor

Burghardt Garske administrator

Mitgründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH. Effizienzpotenziale in Organisationen zu heben und IT -Strategien zu optimieren ist seine Leidenschaft. Er verfügt über jahrelange Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung sowie in der Umsetzung des agilen Mindsets.

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