Dokumentenmanagement allein reicht nicht!

VonBurghardt Garske

Dokumentenmanagement allein reicht nicht!

Stellen Sie sich vor, Sie führen Dokumentenmanagement ein und keiner benutzt es. In der Realität geschieht dies häufiger als Sie denken. Woran liegt das? Dafür gibt es im wesentlichen drei Gründe:

  • Im DMS werden häufig nur bereits “erledigte” Dokumente archiviert
  • Die Benutzeroberfläche des DMS ist wenig benutzerfreundlich
  • Dokumente machen den kleineren Teil der täglichen Vorgänge aus

Archivierte Dokumente werden selten benötigt

Die Zugriffshäufigkeit auf Dokumente nimmt mit dem Alter des Dokumentes dramatisch ab. Dies erklärt, warum der Anwender selten auf sein DMS zugreift. Er braucht die Information in den archivierten Dokumenten schlichtweg nur sehr selten.

Diese Erkenntnis ist weder neu noch überraschend. Jeder weiß aus persönlicher Erfahrung, dass die Dokumente nach dem Abschluss eines Geschäftsvorfalls abgelegt werden. Früher verschwanden Sie dann im Keller, heute im elektronischen Archiv.

DMS System verfügen selten über moderne Benutzeroberflächen

Die meisten DMS-Systeme stammen aus den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts. Damals waren Benutzeroberflächen überladen mit Menüoptionen und Fenstern.

Spätestens mit der Ankunft der Smartphones ist diese Art der Benutzeroberfläche nicht mehr Stand der Dinge. Moderne Software ist klar und aufgeräumt. Sie folgt neuesten softwareergonomischen Prinzipien. So werden beispielsweise nur  Optionen angezeigt, die im aktuellen Benutzerkontext sinnvoll sind. Das entspannt, steigert die Konzentration und sorgt für hohe Akzeptanz.

Kein Wunder also, dass der Anwender oft einen großen Bogen um das DMS-System macht. Die Hürde, es  zu bedienen, ist einfach zu groß.

Dokumente allein sind einfach zu wenig

Die tägliche Arbeit besteht im Wesentlichen aus Kommunikation. Natürlich gehören dazu auch Dokumente. Diese bilden jedoch den weitaus geringen Teil eines Geschäftsvorfalls. Daraus folgt, dass ein System, welches den Benutzer effektiv unterstützen soll, seinen Fokus auf die Kommunikation legen muss. Erst wenn Kommunikation und Dokumente zusammenfinden, kann der Anwender seine Arbeit effizient erledigen.

Vorgangszentriertes Arbeiten ist produktiv

Aus diesem Grund ist der Vorgang das zentrale Element in humbee. Er ist das zentrale Element, in dem sich die Kommunikation zu einem Thema, die Aufgaben, die Termine und, selbstverständlich, auch die Dokumente, befinden. Somit ist der Anwender vollständig informiert, Rückfragen werden vermieden und aufwändige Suche gehören der Vergangenheit an.

Das die Dokumente im Vorgang mit den Fähigkeiten eines DMS-Systems bearbeitet werden können, ist dabei natürlich selbstverständlich. Dazu gehören Volltextverschlagwortung, Versionierung genauso wie die revisionssichere Aufbewahrung und Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nutzerakzeptanz und Produktivität

Werden wie im Fall von humbee die collaborativen Fähigkeiten mit den Funktionen eines DMS Systems verknüpft und in einer modernen, intuitiv zu bedienenden Oberfläche präsentiert, ist hohe Nutzerakzeptanz und gesteigerte Produktivität die Folge.

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Über den Autor

Burghardt Garske administrator

Mitgründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH. Burghardt Garske ist überzeugter Anwender des agilen Mindsets. Mit humbee, dem digitalen Arbeitsplatz, begleitet er die digitale Transformation seiner Kunden.

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