50 Cent oder lieber 50 €? Von Fehlern bei der Prozessoptimierung

VonBurghardt Garske

50 Cent oder lieber 50 €? Von Fehlern bei der Prozessoptimierung

Ein Fußgänger findet auf dem Gehweg ein 50 Cent-Stück und einen 50€-Schein. Er bückt sich und steckt nur die Münze ein. Den Schein daneben lässt er achtlos liegen. Verrückt? Ja, natürlich werden Sie sagen. Beim Thema Prozessmanagement gehört dieses Verhalten jedoch zum Alltag. Sicher eine unerhörte These. Prozessmanager sind schließlich rationale und kluge Menschen, deren erstes Ziel es ist, Abläufe und Handlungen im Unternehmen schlank und effizient zu gestalten. Eine solch offensichtliche Unwirtschaftlichkeit würden sie nie dulden geschweige denn selbst begehen. Und doch, diese kleine Analogie trifft mitten ins Schwarze:

Das Gold liegt in den Prozessen.

Sooft dieser Satz wiederholt wurde, so wahr ist er. Eliminieren Sie Verschwendung und beschleunigen Sie Ihre Prozesse. Damit sind Sie auch in Zeiten der Digitalisierung auf dem richtigen Weg. Sie sparen Kosten, Sie werden schneller – wichtige Faktoren mit denen Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern. In der Fertigung sind hier in den vergangenen 30 Jahren gewaltige Fortschritte erzielt worden. Diese Erfolge vor Augen, haben Sie als Unternehmer in den indirekten Bereichen mit Prozessoptimierung begonnen. Aber was hat das nun mit dem Bücken nach dem 50 Cent Stück zu tun? Und überhaupt, was soll daran falsch sein?

Die Optimierung hochfrequenter Prozesse in der Verwaltung spart Geld.

Denken sie einmal an die konkreten Prozesse, die Sie in den letzten Jahren in den indirekten Bereichen optimiert haben. Mit hoher Wahrscheinlichkeit haben Sie sich Prozesse vorgeknöpft die in einem hohen Maß strukturiert waren und die in relativ hoher Frequenz vorkommen: den Rechnungseingang, das Vertrags-, Forderungs-, oder Bewerbermanagement. Und zweifellos haben Sie hier vergleichbare Erfolge wie in der Produktion erzielt. So kann die Umstellung von papiergebundenem Rechnungseingang zu einem elektronischen Rechnungseingangsworkflow die Kosten der Bearbeitung von 20,- € pro Rechnung auf 1 bis 2 € reduzieren. Ein beachtlicher Erfolg.

Sie optimieren die Falschen!

Dennoch haben sie sich um die falschen Prozesse gekümmert! Welchen Anteil der Wertschöpfung Ihres Unternehmens macht der Rechnungseingang denn aus? 1 %? Nein, viel viel weniger. In der Tat ist der Anteil des Rechnungseingang an der Wertschöpfung der meisten Unternehmen so gering, dass sie ihn wohl nicht in Prozent beziffern können. Dennoch verdienen die Anbieter von Systemen zur Optimierung des Rechnungseingang seit Jahren viel Geld mit ihren Lösungen. Mittlere 5-stellige Beträge sind die Regel und oft wird die 100.000 €-Grenze überschritten.

Bei allen Verbesserungen, die diese Projekte mit sich bringen, übersehen die meisten Manager, dass Sie hier einfach nur das 50 Cent-Stück aufheben. Den 50€-Schein lassen Sie liegen.

Das Gold liegt in der täglichen, unstrukturierten Zusammenarbeit.

Schauen Sie sich die Füllstände der E-Mail-Postfächer Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte an. Sie quellen über. Einen Großteil des Tages ist der E-Mail-Client das zentrale Arbeitswerkzeug. Laut eine Spiegelartikel aus dem Jahr 2014 verbrachten Mitarbeiter damals 8 Stunden pro Woche mit dem Schreiben von E-Mails. Die steigende E-Mail-Flut hat dafür gesorgt, dass dieser Wert inzwischen auf 2 Stunden am Tag angestiegen ist. Nicht darin enthalten ist die Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, Informationen zu suchen, die sich in den E-Mail-Silos verbergen.

25 % höhere Produktivität möglich

Laut Aussage der renommierten Unternehmensberatung McKinsey ließe sich die Produktivität durch die Nutzung besserer Werkzeuge für Kommunikation und Collaboration um 25 % steigern. In Worten: fünfundzwanzig Prozent! Wir reden hier von 25 % von allen Mitarbeitern in Ihrer Verwaltung. Dieses gewaltige Potenzial lassen Sie liegen, solange Sie sich um die Optimierung des Rechnungseingangs kümmern. Selbst wenn Sie diese Zahl für übertrieben halten: stellen Sie sich vor, Sie schaffen es, jeden Ihrer Mitarbeiter nur 5 % effizienter zu machen. Dies entspricht 2 Stunden pro Woche, mithin also 13 Tagen pro Jahr. Ein echtes Konjunkturprogramm für Ihre Unternehmen. Stellen Sie sich vor, wofür Sie diese Zeit einsetzen können

Mehr Umsatz, mehr Innovation, mehr Erfolg

Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die unstrukturierten Prozesse. Optimieren Sie diese und Ihre Mitarbeiter gewinnen Zeit, viel Zeit: sie können mit dieser gewonnenen Zeit neue Kunden akquirieren, bestehende Kunden besser bedienen, neue Produkte und Services erfinden oder auch Ihre Prozesse optimieren – aber bitte die Unstrukturierten!

Über den Autor

Burghardt Garske administrator

Mitgründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH. Effizienzpotenziale in Organisationen zu heben und IT -Strategien zu optimieren ist seine Leidenschaft. Er verfügt über jahrelange Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung sowie in der Umsetzung des agilen Mindsets.

Kommentar verfassen